Werkzeuge Textverarbeitung

Werkzeuge > Textverarbeitung > Globales Suchen und Ersetzen

In der Rechteverwaltung muss unter PROSOZ Bau > Werkzeuge > Textverarbeitung das Recht Globales Suchen und Ersetzen vergeben sein.

Mit diesem Werkzeug können Sie in Ihren Druckvorlagen nach einem Wort oder Ausdruck suchen und bei Bedarf durch einen anderen ersetzen.
Das gilt für alle Kategorien, die in Ihrer Textverarbeitung eingerichtet sind. Dazu gehören Vorlagen, Standarddrucke, Textbausteine, Gebührenbausteine, Antragsunterlagen und Bescheinigungen, etc.

1. Tragen Sie in das Feld Suchen nach den Text ein, der gesucht bzw. ersetzt werden soll.

2. Setzen Sie den Haken und tragen Sie in das Feld Ersetzen durch den Text ein, der den gesuchten Text ersetzen soll.

3. Schränken Sie die Funktion ein, indem Sie unter In Kategorien markieren, in welcher Kategorie der Text gesucht oder ersetzt werden soll.

4. Klicken Sie Ausführen, um den Vorgang zu starten.
   Der Text wird gefunden bzw. ersetzt.

Werkzeuge > Textverarbeitung > Platzhalterliste erstellen

In der Rechteverwaltung muss unter PROSOZ Bau > Werkzeuge > Textverarbeitung das Recht Platzhalterliste erstellen vergeben sein.

Über dieses Werkzeug können Sie sich eine Liste über alle in PROSOZ Bau enthaltenen Platzhalter erstellen. Die Liste wird in Word erstellt.

1. Wählen Sie das Verfahren, aus dem die Platzhalter gezogen werden sollen.

2. Markieren Sie die Optionen Eigene Platzhalter anzeigen (z. B. aus variablen Seiten) bzw. Veraltetet Platzhalter anzeigen, wenn dies gewünscht ist.

3. Klicken Sie Ausführen, um die Platzhalterliste in Word zu erzeugen.
   Es öffnet sich Word und zeigt die Liste an.
   In der Liste werden Platzhalter-Nummern, Bezeichnungen und Quellenangaben aufgeführt.
   Am Ende der Liste finden Sie wichtige Informationen zu speziellen Platzhaltern, deren Verwendung, Syntax sowie viele Beispiele.

Werkzeuge > Textverarbeitung > Texthandbuch erstellen

In der Rechteverwaltung muss unter PROSOZ Bau > Werkzeuge > Textverarbeitung das Recht Texthandbuch erstellen vergeben sein.

Das Texthandbuch dient dazu, einen Überblick über Textbausteine, Vorlagen oder Standarddrucke zu bekommen.

1. Wählen Sie das Verfahren aus.

2. Wählen Sie im Feld Auf Vorlage die Vorlage aus, die als Grundlage für die Erstellung des Texthandbuches dienen soll. Die Vorlage muss in den Parametern unter Textverarbeitung > Dokumente > Vorlagen definiert sein, siehe Vorlagen einrichten.

3. Wählen Sie die Kategorie aus, die als Texthandbuch erstellt werden soll.

4. Klicken Sie Ausführen.
   Das Handbuch wird in MS Word erstellt.

Mit dem neuen Werkzeug werten Sie in der Verfahrensbetreuung aus, wie häufig die einzelnen Standarddrucke und Textbausteine genutzt werden. Das Werkzeug kann über die Rechteverwaltung für einzelne Benutzer oder Gruppen freigegeben werden. Sie haben im Blick, welche Standarddrucke und Textbausteine im alltäglichen Gebrauch wirklich benötigt werden. Sie können die weniger gebrauchten aussortieren und Ihren Pflegeaufwand reduzieren.

Im Werkzeug können Sie die auszuwertende Kategorie (z. B. Textbausteine ProBAUG, Standarddrucke ProUMWELT...) und den Auswertungszeitraum (Jahre, von...bis) auswählen. Als Ergebnis erhalten Sie eine Excel-Tabelle, die in der ersten Spalte die Kürzel der Dokumente enthält und in den weiteren Spalten die Anzahl, wie oft das Dokument in dem jeweiligen Jahr verwendet wurde.

Bei der Zählung werden nur Standarddrucke und Textbausteine berücksichtigt, die ab der Version 23.15.0.0 genutzt wurden. Eine nachträgliche Auswertung älterer Standarddrucke oder Textbausteine ist nicht möglich.

Nutzungshäufigkeit auswerten

Werkzeuge > Textverarbeitung > Nutzungshäufigkeiten

In der Rechteverwaltung muss unter PROSOZ Bau > Werkzeuge > Textverarbeitung das Recht Nutzungshäufigkeiten auswerten vergeben sein.

Der Schritt Nutzungshäufigkeit ist bei Aufruf leer.

1. Wählen Sie im Auswahlfeld Kategorie die auszuwertende Kategorie aus.
   

2. Tragen Sie unter Auswertungszeitraum von / bis die Jahreszahl ein, für die die Auswertung erfolgen soll.
   

3. Klicken Sie die Schaltfläche Ausführen.
   Es wird ein Excel-Sheet mit der Auswertung erzeugt und angezeigt.

Werkzeuge > Textverarbeitung > Clientabhängige Drucker bearbeiten

In der Rechteverwaltung muss unter PROSOZ Bau > Werkzeuge > Textverarbeitung das Recht Clientabhängige Drucker bearbeiten vergeben sein.

Wenn für das Drucken von Dokumenten nicht der Standarddrucker eingesetzt werden soll, wird in den Parametern unter Textverarbeitung > Dokumente > Standarddrucker > Drucker > Clientabhängiger Drucker ein Drucker eingetragen, siehe Standarddrucke einrichten.

Clientabhängiger Drucker heißt, dass Sie beim Drucken von Standarddrucken auswählen können, auf welchem Drucker das Dokument ausgegeben werden soll. Die Einstellung nehmen Sie in den Parametern unter Textverarbeitung > Dokumente > Standarddrucke in der Spalte Drucker vor, siehe Standarddrucke einrichten.

Diese Funktion findet nur Verwendung, wenn nicht der Standarddrucker genutzt werden soll.

Beispiel:

Sie können vorher nicht genau definieren, auf welchem Drucker das Dokument gedruckt werden soll, da dies abhängig davon ist, an welcher Arbeitsstation gearbeitet wird. Sie haben drei Drucker in Ihrem Amt, die durch einen zusätzlichen Schacht in der Lage sind, Überweisungsträger zu drucken. Der Ausdruck des Überweisungsträgers muss arbeitsplatzbezogen erfolgen.
Dies erreichen Sie, indem bei der Definition des Standarddrucks im Feld Drucker clientabhängiger Drucker hinterlegen. Sobald Sachbearbeitende diesen Standarddruck auswählt, wird gefragt, auf welchem Drucker der Ausdruck erfolgen soll und ob das nur einmal oder dauerhaft (Auswahl speichern) geschehen soll. Wird die Einstellung gespeichert, wird das in der Datenbank gespeichert. Sachbearbeitende werden beim nächsten Mal nicht mehr nach dem Drucker gefragt, wenn dieser Standarddruck ausgewählt wird.

Mit diesem Werkzeug können Sie diese Einstellung wieder löschen.

1. Markieren Sie die sachbearbeiterbezogene Einstellung.

2. Klicken Sie Fertig.
   Die Druckereinstellung wird gelöscht.
   Mit Klick auf wird die markierte Einstellung sofort gelöscht.