Standarddrucke einrichten

Parameter > Textverarbeitung > Dokumente > Standarddrucke

Hier werden sämtliche Standarddrucke gepflegt, die Sie in den PROSOZ Bau-Verfahren nutzen können.

Standarddrucke sind eine Art Schablone (sozusagen das Grundgerüst) für neue Schreiben (z. B. Bescheide). Standarddrucke können aber auch vollständig fertig formulierte Schreiben (z. B. Mitteilungsschreiben) sein. Es kann beliebig viele Standarddrucke geben, die zur Anwendung kommen. Standarddrucke können auf Vorlagen (z. B. externe/interne Briefkopfvorlagen) zurückgreifen, damit nicht in jedem Standarddruck auch der Briefkopf eingerichtet und gepflegt werden muss. Im Standarddruck steht dadurch nur der reine (Bescheid-)Text. Ein neues Schreiben in der Sachbearbeitung kann nur über die Auswahl eines Standarddruckes erzeugt werden.

Wenn Sie Standarddrucke definieren, achten Sie darauf, dass Sie für alle Formatierungen Formatvorlagen in Word verwenden. Sollen zum Beispiel im Text einige Wörter fett geschrieben werden, verwenden Sie die Formatvorlage Hervorhebung. Passen Sie die Formatvorlage so an, dass Sie Ihren Vorstellungen entspricht.

Spätere Änderungen können Sie so einfach in der Formatvorlage „Hervorhebung“ in den verwendeten Vorlagen anpassen. Damit werden gleichzeitig alle Standarddrucke angepasst.

Verwendet der Standarddruck eine Formatvorlage mit dem gleichen Namen einer Formatvorlage, die es in der Vorlage gibt, wird die Formatierung aus der Vorlage übernommen.

Achten Sie darauf, die Formatvorlagen in den Standarddrucken nicht anzupassen!
Anpassungen in den Standarddrucken überschreiben die Einstellungen in den Vorlagen. Das sollten Sie auf jeden Fall vermeiden, da Sie sonst nicht von der gewünschten Flexibilität profitieren können.

Parameter

Kategorie/Standarddrucke Hier lassen sich sämtliche vorhandenen Standarddruckkategorien ansteuern und dadurch die darin enthaltenen Standarddrucke verwalten bzw. bearbeiten.

Platzhaltermanagement Wenn der Schalter auf Ja gesetzt ist, wird bei der Bearbeitung eines Textbausteines das Platzhaltermanagement angezeigt. Dieses listet die, in der PROSOZ Bau-Datenbank enthaltenen Platzhalter, nach Themen sortiert auf. Es soll die Verwendung von Platzhaltern bei der inhaltlichen Bearbeitung von Vorlagen, Standarddrucken und Textbausteinen erleichtern.

Dokument MS Word öffnet die Datei zum Bearbeiten des Standarddrucks.

KürzelHier können Sie das Kürzel hinterlegen. Es kann eine Kombination aus Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen verwendet werden. Die für ein Fachverfahren bzw. für eine Verfahrensart gesteuerten Standarddrucke werden in der Startmaske der Textverarbeitung in der Sachbearbeitung nach dem Kürzel sortiert. Das Kürzel nach jederzeit geändert werden.

Bezeichnung In der Bezeichnung können Sie den Namen des Standarddrucks eingeben.

Prüfplatzhalter Nur wenn der hier angegebene Platzhalter durch Daten aus dem Vorgang verfüllt ist, wird dieser Standarddruck gedruckt. Die Platzhalternummern sind ohne das Platzhalterzeichen einzugeben. Es können alle Platzhalternummern verwendet werden.
Folgende Operatoren stehen zur Verfügung:

1203	Belegt	Druck wird nur ausgegeben, wenn eine Person in der Adressobergruppe 1203 hinterlegt ist.
!1203	Nicht Belegt	Druck wird nur ausgegeben, wenn keine Person in der Adressobergruppe 1203 hinterlegt ist.
1203\|\|1204	Oder	Druck wird nur ausgegeben, wenn eine Person in der Adressobergruppe 1203 oder 1204 hinterlegt ist.
1203&&1204	Und	Druck wird nur ausgegeben, wenn eine Person in der Adressobergruppe 1203 und 1204 hinterlegt ist.

Unterbrechen Lässt eine Bearbeitung des Schreibens vor dem Drucken zu. Steht dieser Schalter auf Nein, wird das Dokument direkt zum Drucker geschickt.

Speichern An dieser Stelle kann festgelegt werden, was mit dem Dokument beim Schließen der Textverarbeitung passieren soll:

Ja	Das Dokument wird ohne Abfrage direkt im Mediencenter gespeichert.
Nein	Das Dokument wird ohne Abfrage geschlossen und nicht im Mediencenter gespeichert.
Abfrage	Es erscheint eine Abfrage, ob das Dokument im Mediencenter gespeichert werden soll. Hier kann auch die Bezeichnung und der Dokumentenstatus festgelegt werden.
Verteiler	Wird dieser Standarddruck an mehrere Empfänger gesendet, wird er nur einmal im Mediencenter abgelegt. Über die Verteilerliste kann eingesehen werden, wer dieses Dokument erhalten hat.

Status Statuseinstellung, ob der Standarddruck als Entwurf oder endgültiges Dokument gespeichert werden soll.

Endgültig PDF Hier wird festgelegt, ob die Datei als Word-Dokument oder als PDF-Dokument im Mediencenter abgelegt werden soll. Voraussetzung, dass hier eine Auswahl erfolgen kann ist, dass der Standarddruck folgende Einstellungen besitzt:
Unterbrechen = Nein
Speichern = Ja
Status = Endgültig

Anzahl Voreinstellung, wie oft das Schreiben gedruckt werden soll. Eine Eingabe ist nur bei nicht unterbrochenen Standarddrucken möglich.

Drucker Auswahlmöglichkeit der installierten Drucker zum Hinterlegen auf welchem Drucker der Standarddruck ausgedruckt werden soll.

Schacht Seite 1 Hier werden die Synonyme für die Schachtsteuerung der ersten Seite festgelegt, siehe Virtuelle Schächte.

Schacht Seite 2 ff Hier werden die Synonyme für die Schachtsteuerung der zweiten und weiteren Seiten festgelegt, siehe Virtuelle Schächte.

Vorlage Falls eine Vorlage verwendet werden soll, kann diese hier zugeordnet werden. Diese Vorlage wird standardmäßig nur beim erstmaligen Erstellen des Dokumentes im Hintergrund geladen. Soll die Vorlage dauerhaft mit dem Dokument verknüpft werden – zur Nutzung von Makros in der Vorlage – muss das Schlosssymbol geschlossen werden.

Postversandart Bei Bedarf können Sie hier eine Postversandart für diesen Standarddruck vorgeben.

Online-Bausteine Hinterlegen Sie einen Online-Baustein, der beim Versand des Standarddrucks per E-Mail automatisch in die Nachricht eingefügt wird.

Empfänger Voreinstellung, an welche Adressgruppe das Schreiben standardmäßig gesendet werden soll (nur möglich, wenn im Standarddruck oder der zugeordneten Vorlage ein 1000er-Platzhalter vorhanden ist).

Medienordner Einstellung in welchen Medienordner der Standarddruck gespeichert werden soll. Ist hier kein Eintrag hinterlegt, wird der Druck im Ordner Dokumente gespeichert.

auf Übersicht Ist dieser Schalter auf Ja gesetzt, wird der Druck in der Vorgangs- und Objektübersicht direkt im Element Medien angezeigt.

in verkn. Elementen Soll der Druck automatisch in allen verknüpften Vorgängen angezeigt werden, so ist dieser Schalter auf Ja zu setzen.

Voreinst. Schlusszeichner Hier können Sie für diesen Standardruck festlegen, ob der zuständige Sachbearbeitende als Schlusszeichner:in im Unterschriftlauf voreingestellt sein soll. Wenn Sie dies aktiviert haben, müssen Sie darauf achten, die Reihenfolge der Zeichnungen so zu sortieren, dass die/der Schlusszeichner:in am Ende steht. Ansonsten lässt sich der Unterschriftlauf nicht starten.

Sie erkennen das daran, dass in der Spalte Zeichnungsart die Zellen rot umrandet sind und die Schaltfläche Unterschriftlauf starten deaktiviert ist.

Signieren bei Schlussz. Mit diesem Schalter legen Sie fest, dass beim Schlusszeichnen die Signatursoftware direkt gestartet werden soll. Dies ist nur bei einem PDF-Dokument sinnvoll.

Textmarken Beinhaltet der Standarddruck Textmarken, muss dieser Schalter aktiviert werden, damit diese bestehen bleiben. Ist der Schalter deaktiviert, werden bestehende Textmarken aus den Dokumenten entfernt.

Ordner für die Bauplattform ohne Funktion

Dokumentenart (voraussichtlich verfügbar ab Version 26.3.0.0) In diesem Auswahlfeld wählen Sie die gewünschte Dokumentenart (vergleichbar mit den Dokumentenarten im Mediencenter) für den Standarddruck aus. Dieser Parameter vereinfacht die Zuordnung der Standarddrucke beim Versenden von XBau-Nachrichten, da deren Standardruck-Anhänge immer einer Dokumentenart zugeordnet sein müssen.

Aktuell ist dieser Parameter nicht für Objekte und Baulasten verfügbar.

Format für Upload Festlegung, in welchem Dateiformat die Datei in das Onlineportal geladen werden soll. Bei der Veröffentlichung des Druckes wird dieser automatisch umgewandelt.

Aktion Anzeige durch ein grünes Symbol, dass die Verwendung des Standarddrucks eine allgemeine Aktion auslöst.

Anlegen eines neuen Standarddrucks

Wählen Sie die Kategorie.
Klicken Sie Neue Zeile, um einen neuen Standarddruck anzulegen.
Die neue Zeile wird am Ende der Liste eingefügt
Klicken Sie in der Spalte Dokument das Bleistift-Symbol .
MS Word wird zum Bearbeiten des Dokuments geöffnet.
Legen Sie den Standarddruck an und speichern ihn in MS Word.
Vergeben Sie in der Spalte Kürzel ein passendes Kürzel.
Hinterlegen Sie in der Spalte Bezeichnung eine Kurzinformation, um den Inhalt des Standarddrucks wiederzugeben.
Definieren Sie alle weiteren Parameter.
Klicken Sie Speichern .
Der neue Standarddruck ist angelegt.

In der Kennziffernsteuerung der Textverarbeitung ordnen Sie diesen Standarddruck den Verfahrensarten zu.
Bitte beachten Sie, dass das Speichern des Standarddrucks über Word allein nicht ausreicht, um den Standarddruck in die Datenbank zu integrieren. Sie müssen immer den Standarddruck über Speichern der Datenbank zuführen. Das gilt auch bei Änderungen an den Texten.
Auch wenn Sie sich nur den Inhalt eines Standarddrucks angesehen haben, geht die Datenbank davon aus, dass sie Änderungen an diesem Standarddruck vorgenommen haben. Daher ist Speichern auch dann aktiv.

Standarddrucke importieren / exportieren

Importieren

Beim Import von Standarddrucken müssen Sie darauf achten, dass das Zielverzeichnis nur die Standarddrucke enthält, die Sie importieren wollen. Zu importierende Standarddrucke müssen im docx-Format vorliegen. Anderen Formate werden nicht erkannt.

Bereits vorhandene Standarddrucke können Sie leicht importieren, indem Sie die Schaltfläche Importieren klicken.
Es erscheint ein Dialog zur Auswahl der Datei.
Wählen Sie die Datei aus und bestätigen.
Die Standarddrucke werden importiert.
Der neu importierte Standarddruck heißt unter Bezeichnung zunächst neuer Standarddruck, passen Sie den Namen entsprechend an.

Wenn sich in der Kategorie, in die Sie hinein importieren, bereits ein Dokument befindet, dass die Bezeichnung eines zu importierenden Dokumentes als Kürzel trägt, wird dieses beim Import überschrieben.

Exportieren

Beim Export werden alle Standarddrucke der ausgewählten Kategorie exportiert.

Wählen Sie die gewünschte Kategorie.
Klicken Sie Exportieren, um die Standarddrucke zu exportieren.
Es erscheint ein Dialog zur Auswahl der Datei.
Geben Sie den Pfad an und bestätigen.
Die Standarddrucke werden exportiert und erhalten das PROSOZ Bau-Dokument-Kürzel als Dateinamen.

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