Vorlagen einrichten

Parameter > Textverarbeitung > Dokumente > Vorlagen

Hier werden sämtliche Vorlagen gepflegt, die Sie im PROSOZ-Bau-Fachverfahren nutzen können.

Vorlagen sind nach PROSOZ-Definition z. B. externe und interne Briefkopfvorlagen und beinhalten u. a. Adressfeld, Bezeichnung des Vorgangs, Sachbearbeiterinformationen und Fußzeile. Diese Vorlagen können Standarddrucken zugeordnet werden. Der Vorteil des Arbeitens mit Vorlagen ist, dass es eine zentrale Stelle gibt, wo diese Informationen abgelegt und gepflegt werden.

Achten Sie beim Erstellen von Vorlagen darauf, dass Sie hier alle Formatvorlagen in Word für alle Ihre Schreiben definieren. Wenn Sie zum Beispiel in einer Gebührenrechnung die Formatvorlage „Zwischensumme“ verwenden wollen, muss diese schon in der Vorlage definiert sein, die der Gebührenrechnung zugrunde liegt.
Alle Formatvorlagen sollten hier vollständig definiert sein. Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihre Standarddrucke so aussehen, wie Sie es hier bestimmt haben. Außerdem ist es wichtig, dass Sie das zu verwendende Design in der Vorlage festlegen. Diese Einstellung wird dann für alle Standarddrucke verwendet.
Die Schriftarten, die in den Formatvorlagen verwendet werden, sollten unbedingt auf die Designschriften (Textkörper und Überschriften) verweisen. Legen Sie keine Schriftart manuell fest, da Sie sonst nicht von der Flexibilität der Designs profitieren würden. Mehr zu Formatvorlagen und Designs finden Sie in der Beschreibung von Microsoft Word.

 

Parameter

Kategorie Hier lassen sich sämtliche vorhandene Vorlagenkategorien ansteuern und dadurch die darin enthaltenen Vorlagen verwalten bzw. bearbeiten.

Platzhaltermanagement Wenn der Schalter auf Ja gesetzt ist, wird bei der Bearbeitung eines Textbausteines das Platzhaltermanagement angezeigt. Dieses listet die, in der PROSOZ Bau-Datenbank enthaltenen Platzhalter, nach Themen sortiert auf. Es soll die Verwendung von Platzhaltern bei der inhaltlichen Bearbeitung von Vorlagen, Standarddrucken und Textbausteinen erleichtern.

Dokument MS Word öffnet die Datei zum Bearbeiten des Inhalts der Vorlage.

Nr Hier können Sie eine laufende Nummer hinterlegen. Die 0 ist als Nummer unzulässig.

Bezeichnung Unter Bezeichnung können Sie den Namen der Vorlage hinterlegen. Dies ist ein Pflichtfeld.

Letzte Änderung Per Tooltipp wird die letzte Änderung angezeigt

 

Neue Vorlage anlegen

  1. Wählen Sie die gewünschte Kategorie.

  2. Klicken Sie Neue Zeile, um eine neue Vorlage anzulegen.

    Die neue Zeile wird am Ende der Liste eingefügt

  3. Klicken Sie in der Spalte Dokument den Bleistift.
    Es wird MS Word geöffnet, damit Sie die Vorlage verfassen können.

  4. Erstellen Sie die Vorlage und speichern Sie diese.

  5. Vergeben Sie in der Spalte Nr eine laufende Nummer.

  1. Hinterlegen Sie in der Spalte Bezeichnung den Namen der Vorlage.

  2. Klicken Sie Speichern .
    Die neue Vorlage ist gespeichert.

Bitte beachten Sie, dass das Speichern der Vorlage über Word allein nicht ausreicht, um die Vorlage in die Datenbank zu integrieren. Sie müssen immer die Vorlage über Speichern der Datenbank zuführen. Das gilt auch bei Änderungen an den Texten. Auch wenn Sie sich nur den Inhalt einer Vorlage angesehen haben, geht die Datenbank davon aus, dass sie Änderungen an dieser Vorlage vorgenommen haben. Daher ist Speichern auch dann aktiv.

 

Vorlagen importieren/exportieren

Importieren

Beim Import von Vorlagen müssen Sie darauf achten, dass das Zielverzeichnis nur die Vorlagen enthält, die Sie importieren wollen. Zu importierende Vorlagen müssen im dotx-Format vorliegen. Anderen Formate werden nicht erkannt.

  1. Bereits vorhandene Vorlagen können Sie leicht importieren, indem Sie die Schaltfläche Importieren klicken.
    Es erscheint ein Dialog zur Auswahl der Datei.

  2. Wählen Sie die Datei aus und bestätigen.
    Die Vorlagen werden importiert.
    Die neu importierte Vorlage heißt unter Bezeichnung zunächst neuer Vorlage, passen Sie den Namen entsprechend an.

Exportieren

Beim Export werden alle Vorlagen der ausgewählten Kategorie exportiert.

  1. Wählen Sie die gewünschte Kategorie.

  2. Klicken Sie Exportieren, um die Vorlagen zu exportieren.
    Es erscheint ein Dialog zur Auswahl der Datei.

  3. Geben Sie den Pfad an und bestätigen.
    Die Vorlagen werden exportiert und erhalten das PROSOZ Bau-Dokument-Kürzel als Dateinamen.

 

War der Artikel hilfreich?

 

Verwandte Themen

Platzhalter allgemein