Verfahrensstand PLUS Extras
Verfahrensschritte wiederholen
Es lassen sich zusammengehörige Verfahrensschritte gruppieren, sodass bei Notwendigkeit eines erneuten Umlaufes alle abhängigen Verfahrensschritte wiederholt werden können.
Als Beispiel verwenden wir den Verfahrensschritt „Ausschuss für Planung und Umwelt“, kurz „APU“, den wir am Umlauf beteiligen. Der Termin war jedoch nicht erfolgreich, die vorgelegte Planung wurde zurückgewiesen und muss erneut zum nächstmöglichen Termin vorgelegt werden. Dazu wird eine entsprechende Notiz hinterlegt.
-
Hierzu klicken Sie das Notiz-Symbol
in der Zeile des Verfahrensschritts hinter dem Datums-Feld.
Es erscheint der Notiz-Dialog. -
Geben Sie die Notiz ein und klicken im Reiter die Schaltfläche Speichern
.
Die Notiz ist hinterlegt.
Um das Verfahren für die nächste Sitzung des „APU“ einzuplanen, sowie auch alle darauffolgenden, abhängigen Termine neu festzulegen, können Sie im Reiter in der Gruppe Umlauf die Schaltfläche Verfahrensschritte wiederholen klicken.
Dabei werden alle Termine, die zusammenhängend konfiguriert wurden, zusätzlich hinzugefügt.
Klicken Sie im Reiter die Schaltfläche Speichern .
Im Verfahren werden dann nur noch die Zeilen angezeigt, die für die neue Planung notwendig sind. Die in den zuvor bearbeiteten Zeilen hinterlegten Daten, Notizen usw. werden nach Klick auf die Schaltfläche Historie 
wieder sichtbar. Sie lassen sich jedoch mit Ausnahme der Notiz nicht mehr bearbeiten.
Umlaufgruppen definieren
Parameter > Sachbearbeitung/Registratur > Sachbearbeitung > Verfahrensstand
Um die Zeilen im Verfahrensstand zu einer solchen Umlaufgruppe zu verketten, muss im Fragenkatalog des Verfahrensstandes die Gruppenzugehörigkeit durch gemeinsame Ziffern oder Zahlen definiert werden. Alle Zeilen, die zu einer Umlaufgruppe gehören, haben die gleiche Ziffer. Siehe auch Verfahrensstand
Textverarbeitung mit Verfahrensstand PLUS
Sofern Sie Daten aus dem Verfahrensstand in die Textverarbeitung übertragen, geschieht dies mit Platzhaltern der Bereiche
- 500 bis 599 sowie
- 4800 bis 4899,
die frei im Fragenkatalog des Verfahrensstandes definiert werden können.
Die Bereiche gelten auch für die Textverarbeitung mit dem Verfahrensstand PLUS. Auch hier wird je Zeile nur ein Platzhalter gesetzt. Im Dokument muss bei Nutzung des Verfahrensstand PLUS zusätzlich zum Platzhalter angegeben werden, welche Spalte im Verfahrensstand als Datenquelle dienen soll.
Beispiel:
þ00500[IST] gibt das Datum Ist aus.
þ00500[SOLL] gibt das Datum Soll aus.
Über Lagedaten steuern
In manchen Planungsämtern muss lagedatenabhängig die entsprechende Bezirksvertretung in die Planung einbezogen werden. Abhängig von den im Vorgang definierten Lagedaten ist dann nur die zuständige Bezirksvertretung im Verfahrensstand ersichtlich.
Diesen standardmäßigen Filter können Sie können Sie im Vorgang mit der Schaltfläche Lagefilter umgehen ausschalten.
Der Verfahrensstand erweitert sich daraufhin um die bisher nicht sichtbaren Zeilen.
Gefilterte Zeilen werden am Ende mit einem Filter-Symbol gekennzeichnet.
Bezirksvertretungen einrichten
Parameter > Sachbearbeitung/Registratur > Sachbearbeitung > Verfahrensstand
Zeilen, welche abhängig von den Lagedaten, speziell anhand von Ortsteilen, ein- bzw. ausgeblendet werden sollen, sind im Fragenkatalog des Verfahrensstandes über Steuerung über Lage als solche zu definieren. Siehe hierzu Fragenkatalog
Nach einem Doppelklick in die Zelle der betroffenen Zeile kann über den Ort der Ortsteil gewählt werden.
Im Verfahrensstand des Vorgangs werden dann nur die Zeilen angezeigt, für die der Lagefilter greift.
Die Bezirksvertretungen sind Ämter/Behörden/TÖB, die zuvor unter Parameter > Sachbearbeitung/Registratur > Sachbearbeitung > Umlaufverfahren Ämter/Behörden/TÖB angelegt werden müssen, siehe Ämter/Behörden/TÖB.
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