Ämter/Behörden/TÖB

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Auf dieser Seite pflegen Sie alle Adressen von Ämtern, Behörden und TÖB, die im Rahmen der Beteiligung genutzt werden sollen und die Sie für Ihren Schriftverkehr benötigen.

Zudem können Sie hier Kontakte hinzufügen. Beim Öffnen der Ämter- und Behördenübersicht werden alle Adressen zunächst in der Listenansicht angezeigt. Die hier angezeigten Informationen werden über die Maske "Amt/Behörde/TÖB" eingetragen und geändert.

Klicken Sie ein beliebiges Feld, um es zu ändern oder legen Sie ein neues Amt/neue Behörde an.
Es erscheint die Maske "Amt/Behörde/TÖB" mit folgenden Parametern:

 

Parameter

Behörde Tragen Sie die Bezeichnung der Behörde ein.

Name des Amtes Tragen Sie hier ggf. den Namen des Amtes/der Behörde ein.

Kürzel Vergeben Sie für jedes Amt ein Kürzel. Die Kürzel werden z. B. bei Beteiligungen in den Chronologischen Abläufen der Vorgänge mit angezeigt.

Empfänger für XBau-Nachrichten Wählen Sie den Empfänger der XBau-Nachrichten zur Behörde aus.

Präfix Wählen Sie das passende Präfix der Behörde aus.

Ab XBau-Version 2.4.0.1 wird der Punkt Präfix ausgeblendet und der Punkt Verzeichnisdienst eingeblendet. Hier wählen Sie dann die Codeliste urn:xoev-de:kosit:codeliste:verzeichnisdienst_3 aus.

Um den Punkt Verzeichnisdienst anzuzeigen, ist eine DB-Update zwingend erforderlich! Siehe Aktualisieren.

Behördenkennung Ab XBau-Version 2.4.0.1 tragen Sie die Daten analog zum Punkt Behördenkennung des Nachrichtenverfassers nach Inneres aus der Optionsverwaltung ein, z.B. bap:12345.

Vollständige Adressdaten wie

Postfach, Straße, Hausnummer (Hnr.), Postleitzahl, Briefanrede, Telefon, Fax, Mobil

E-Mail Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Amtes ein, wenn Sie mit ihm per Mail kommunizieren wollen. Beim Erstellen von E-Mails aus Vorgängen heraus werden nur Ämter mit einer hinterlegten Mailadresse als Adressaten angeboten.

De-Mail-Adresse Tragen Sie hier die sichere De-Mail-Adresse der Behörde ein. Mit der De-Mail ist der nachweisbare und vertrauliche Versand elektronischer Nachrichten möglich.

Web Geben Sie hier die Web-Adresse der Behörde an.

Kontakte Hinterlegen Sie Kontaktpersonen bei den Ämtern, wenn diese namentlich an-geschrieben /-gemailt werden sollen. Hierzu klicken Sie im Reiter Bearbeiten die Schaltfläche Hinzufügen . Es öffnet sich der Dialog "Onlinenutzer suchen". Wählen Sie aus der Trefferliste den gewünschten Nutzer und bestätigen mit Übernehmen. Der Nutzer wird in der Kontaktliste der Behörde aufgenommen.

Jedem Kontakt ist eine ek-Nummer zugeordnet. Dies ist das ELSTER-Konto und identifiziert eingeloggte Nutzende, mit dem Attribut des MUK-Accounts, assoziiert mit dem konkreten Benutzerzertifikat.
MUK = Mein Unternehmenskonto, ein Online-Zugang, mit dem Unternehmen ihre Behördengänge digital abwickeln können. Da jeder Mitarbeiter eine Nummer haben kann, wird diese als ek-Nummer in den Kontakten angezeigt.

Sobald Nachrichten mit XBau versendet werden, muss ein Name als Ansprechpartner hinterlegt sein, die Felder Vorname und Nachname werden dann zu Pflichtfeldern.

Ist gültig Nicht mehr benötigte Ämter können über diesen Schalter als ungültig gesetzt werden, und werden damit im Vorgang in der Beteiligung nicht mehr zur Auswahl angeboten.

Internes Amt Gilt nur für den XML-Service. Als intern markierte Ämter werden im XML-Onlineportal auf der Seite Stellungnahmen (Umlaufseite) nicht angezeigt.

Außenstelle des Bauamts Dieser Schalter ist z.Zt. ohne Funktion.

Häufig verwendet Dieser Schalter ist z.Zt. ohne Funktion.

Wird online beteiligt Wenn dieser Schalter gesetzt ist, so wird bei Beteiligung des Amtes im Vorgang keine Ausfertigung verbucht. Der Schalter Online ist bei Beteiligung des Amtes immer automatisch vorbelegt.

Friststart nach Beteiligung Ämter, bei denen dieser Schalter gesetzt wird, lösen beim Zurückbuchen des letzten Amtes in der Beteiligung eines Vorganges den Start einer weiteren Frist aus (Frist nach Aktenumlauf). Bei dieser weiteren Frist muss die Eigenschaft Beteiligung in den Parametern aktiviert sein.

Anmeldung für Bauplattform Geben Sie hier die Bauplattform an, über die eine Anmeldung möglich ist.

Steuerung über Bauort Soll das Amt/die Behörde über den Bauort gesteuert werden, markieren Sie diese Option.

Fachverfahren Wählen Sie das Fachverfahren aus, für die das Amt gelten soll.

Onlinenutzer Gilt nur für XML-Service. Hier werden alle Onlinebenutzer des Amtes angezeigt.

Sitzungstermine Hier können die Sitzungstermine der Ämter erfasst bzw. importiert werden, die für die Berechnung im Verfahrensstand Plus herangezogen werden sollen. Siehe Sitzungstermine von Ämtern/Behörden hinterlegen

Nur in ProUMWELT und ProPLANUNG verfügbar.

 

Neues Amt oder Behörde anlegen

  1. Klicken Sie im Reiter Bearbeiten die Schaltfläche Neu .
    Es öffnet sich die Maske „Amt/Behörde“.

  2. Tragen Sie alle notwendigen Behördendaten ein, siehe oben Parameter.

  3. Beachten Sie die selbsterklärenden Optionen auf der rechten Seite.
    Markieren Sie alles Notwendige.

Dieser Schalter ist nur bei Ämtern/Behörden zu setzen, die als sog. Dummy-Ämter dienen und nur die Funktion haben, entsprechend dem Bauort oder dem Ortsteil die tatsächlich benötigten Ämter zuzusteuern.
Ist der Schalter gesetzt, kann dem Amt ein Platzhalter aus dem Bereich 1450-1469 zugewiesen werden. In Kombination mit den 1000er-Platzhaltern wird somit immer auf das jeweils örtlich zugeordnete Amt zurückgegriffen.
Im Feld, in dem die Bauorte bzw. Ortsteile aufgelistet sind, muss über das Fernglas-Symbol die dem Bauort/ dem Ortsteil entsprechende Behörde aus der Ämter/Behörden/TÖB-Liste ausgewählt werden. Siehe Beteiligung mit einem Dummy-Amt

  1. Markieren Sie das Fachverfahren, das dem Amt zugewiesen werden soll.

  1. Klicken Sie Speichern .
    Das Amt bzw. die Behörde/TÖB wird gespeichert.

 

Bei der Anbindung mit elan Comfort

Für eine digitale Beteiligung über XBau-Nachrichten muss das Feld ID des Organisationskontos ausgefüllt werden. Dieser Wert ist relevant für die XBau-Nachrichten 300 und 302, um mehrere Unternehmenskonten zu unterstützen.

Als beteiligte Behörde müssen Sie alle für Sie relevanten Vorgänge sehen können. D. h. es muss sichergestellt sein, dass es eine Verknüpfung zwischen dem relevanten Vorgang und der zu beteiligenden Behörde gibt. Diese Verknüpfung wird über das Feld ID des Organisationskontos hergestellt.

Es wird ein Formular ausgefüllt, in dem die zu beteiligende Behörde eine einmalige Bestätigung zur Teilnahme sowie die E-Mail Adresse der entsprechenden Behörde eingibt. Es wird darauf ein PDF-Formular generiert (indem auch die Company-ID (ID des Organisationskontos) genannt wird), welches Ihre Behörde per Mail zugeschickt bekommt.

Sie übernehmen dann die ID des Organisationskontos (Company-ID) manuell in den Stammdaten bei der zu beteiligenden Behörde, einmalig.

Mit der XBau-Nachricht, mit der der Vorgang übermittelt wird, wird dann auch die ID des Organisationskontos(Company-ID) übermittelt und so die Beteiligung hergestellt.

Ohne die ID des Organisationskontos können keine Beteiligung durchgeführt werden.

Klicken Sie Speichern .
Die ID des Organisationskontos wird gespeichert.

 

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