Verfahrensstand
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Mit der Verfahrensstandseite werden die Meilensteine eines Verfahrens erfasst. Verfahrensstände beinhalten daher überwiegend Datumsfelder (z. B. Eingang, Genehmigung, Ablehnung, Datum BVS, u.s.w.). Durch das Eintragen von Daten im Verfahrensstand können Steuerungen und logische Prüfungen ausgelöst werden.
Alle Felder im Verfahrensstand lassen sich auswerten, siehe Auswertung: Verfahrensstand nach Kennziffern.
Parameter - Verfahrensstände
Nummer Nummer der Verfahrensstandseite (Nummer im rotem Kreis gibt die Version der Verfahrensstandseite an)
Bezeichnung Name des Verfahrensstandes
Gültig ab Datum, ab wann der Verfahrensstand gültig ist
Erstellt am Erstelldatum der Verfahrensstandseite
Parameter - Neuer Verfahrensstand
Nr Nummer des Verfahrensstands
Versionierbar Soll der Verfahrensstand versionierbar sein, Schalter = Ja, damit sind alle Änderungen am Bogen nachvollziehbar
Bezeichnung Name des Verfahrensstands
Gültig ab Datum ab wann der Verfahrensstand gültig sein soll, ab diesem Datum wird er sichtbar und kann verwendet werden. Für alle Vorgänge, denen diese Verfahrensstandgruppe zugeordnet ist und deren Eingangsdatum gleich oder später als das Gültigkeitsdatum ist, gilt dieser Verfahrensstand.
Ist ein Verfahrensstand versioniert, wird abhängig vom Gültigkeitsdatum der einzelnen Version und dem Eingangsdatum des aufgerufenen Vorgangs die entsprechende Verfahrensstandseite aufgerufen.
Info Feld für Zusatzinformationen zum Verfahrensstand
Verfahrensstand anlegen
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Wählen Sie das Fachverfahren aus.
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Klicken Sie Neu, um einen neuen Verfahrensstand anzulegen.
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Im Feld Nr. wird dabei die nächste freie Nummer für den Verfahrensstand vergeben. Diese können Sie bei Bedarf anpassen.
Der Schalter Versionierbar muss auf Nein stehen bleiben. Die Notwendigkeit, den Verfahrensstand später im laufenden Betrieb versionieren zu müssen, ist in der Erstellungs- und Testphase nicht gegeben.
Eine Versionierung von variablen Seiten – hier Verfahrensständen – macht nur dann Sinn, wenn Zeilen nicht mehr gültig sind aber wegen dem Datenbestand nicht gelöscht werden können. Dann kann eine neue Version des Verfahrensstandes angelegt werden. Die Gültigkeit des versionierten Verfahrensstandes regelt, ab wann er zum Einsatz kommt. Ein versionierter Verfahrensstand ist quasi eine Kopie des ursprünglichen Verfahrensstandes, erkennbar an der in Rot gekennzeichneten Nummerierung in der Auflistung der Verfahrensstände. Optisch liegen versionierte Verfahrensstände übereinander. Der Vorteil einer Versionierung ist, dass die variable Seite in der Kennziffernsteuerung nicht neu zugesteuert werden muss und, dass z.B. bei gesetzlichen Änderungen, die alten Vorgänge den alten Bearbeitungsbogen behalten, aber neue Vorgänge den neuen Bearbeitungsbogen (mit der gleichen Nummer, aber in der neuen Version) bekommen.
Sollten Sie über eine allgemeine Aktion die variable Seite angelegt und die Versionierung eingeschaltet haben, hat das Einfluss auf die neue Version der Seite.
Wird von einer variablen Seite eine neue Version angelegt, hat das keine Auswirkungen auf die Definition von allgemeinen Aktionen. Wenn also durch die alte Version eines Bearbeitungsbogens eine allgemeine Aktion angestoßen wurde und jetzt eine neue Version von dem Bearbeitungsbogen angelegt wird, funktionieren die allgemeinen Aktionen nur für die alte Version. Da für eine allgemeine Aktion mehrere Auslöser angegeben werden können, können Sie dort in den Parametern einfach auch die gleichwertige Zeile der neuen Version mit anhaken, damit die allgemeine Aktion auch für die neue Version funktioniert. -
Tragen Sie in der Spalte Bezeichnung einen Namen für den Verfahrensstand ein.
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Unter Gültig ab tragen Sie das Datum ein, ab wann der Verfahrensstand gelten soll.
Das Datum wird bei der Erfassung/Bearbeitung eines Vorganges auf das Eingangsdatum des Vorganges abgeprüft. Die Inhalte der Seite werden nur dann im Vorgang angezeigt, wenn das Eingangsdatum am oder nach dem Gültigkeitsdatum liegt.
Abhängig vom Eingangsdatum eines Vorganges wird der Verfahrensstand im Vorgang zur Bearbeitung frei geschaltet. Ein neuer Verfahrensstand muss zudem in der Kennziffernsteuerung zugeordnet werden, siehe Kennziffern-Steuerung.
In der Aufbau- und Testphase empfiehlt sich für solche Zwecke eine Testverfahrensart. Erst, wenn ein Verfahrensstand fertig gestellt und getestet wurde, sollte er im Echtbetrieb verwendet werden.
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Klicken Sie Speichern
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Der Verfahrensstand ist gespeichert. -
Jetzt müssen Sie mindestens einen Abschnitt anlegen, um den Inhalt des Verfahrensstandes zu definieren. siehe Abschnitt anlegen.
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