Schlüsselwörter in der Textverarbeitung konfigurieren und nutzen

In den Verfahren in ProPLANUNG ist es immer wieder erforderlich, die einzelnen Stellungnahmen aller im Verfahren beteiligten Fachstellen zusammenzufassen. Bei einer Vielzahl an Dokumenten ist diese Arbeit häufig mit großem Aufwand verbunden, da von Hand nach und nach alle Stellungnahmen in ein Dokument zusammengeführt werden müssen.

Eine Möglichkeit, um diesen Aufwand zu reduzieren, ist die Nutzung von Schlüsselworten, welche Inhalte (Textabschnitte) innerhalb von Dokumenten bestimmter Ordner im Mediencenter für andere Dokumente über Platzhalter einlesbar machen. Anfang und Ende des Inhaltes, der in andere Dokumente einlesbar sein muss, wird entsprechend über das Schlüsselwort festgelegt.

In der Praxis könnte beispielsweise jede Fachbehörde bei Aufforderung zur Stellungnahme per E-Mail auch einen Antwortbogen als Anlage im Word-Format erhalten (in der Steuerung Ämter / Behörden lassen sich einer Behörde auch mehrere Standarddrucke zuordnen, siehe Ämter/Behörden/TÖB). Dieser Antwortbogen enthält dann ein eindeutig der Behörde zugehöriges Schlüsselwort. Diesen Bogen sendet das Fachamt ausgefüllt an die Stadtplanung zurück, welche dieses Word-Dokument dann in einem dafür festgelegten Verzeichnis im Mediencenter ablegt, siehe.
Nun kann der Inhalt aller Stellungnahmen, der zwischen Start und Ende eines jeden Schlüsselwortes eingetragen wurde, zusammen mit allen weiteren Antwortbögen mit den jeweils eindeutigen Behörden-Schlüsselworten, über Platzhalter in ein zusammenfassendes Dokument zusammengeführt werden.
Dazu kommen der Platzhalter 900 sowie ein Schlüsselwort im Format [#Schlüsselwort] zum Einsatz. Im oben beschriebenen Dokument wird der Bereich, der bei Angabe des Schlüsselwortes eingelesen werden muss, durch [#Schlüsselwort-Start#] sowie [#Schlüsselwort-Ende#] begrenzt. Je Antwortbogen wird entsprechend ein eigenes Schlüsselwort hinterlegt.
In die Gesamtstellungnahme werden nun über den Platzhalter þ00900[#Schlüsselwort] die Inhalte der einzelnen Stellungnahmen eingefügt. Dabei muss für jedes der verwendeten Schlüsselworte der Platzhalter in der Gesamtstellungnahme enthalten sein.

 

Schlüsselwörter zur Zusammenfassung von Stellungnahmen konfigurieren

Erstellen Sie einen wie oben beschriebener Antwortbogen für Fachämter.

Innerhalb des Textrahmens befindet sich ein über <Strg> + <D> als ausgeblendet formatiertes Schlüsselwort, welche nur bei Anzeigen aller Formatierungen in Word sichtbar wird und den Inhalt einrahmt, der später in ein anderes Dokument übernommen werden soll, siehe hierzu Text ausblenden in MS Word unter Vergleichsplatzhalter.

Je Fachamt wird entsprechend ein eigener Antwortbogen erstellt, der und alle weiteren Stellungnahme-Dokumente werden daraufhin im Mediencenter in dem dafür vorgesehenen Ordner abgelegt.

Stellen Sie sicher, dass für diesen Ordner die Schlüsselwort-Suche für Platzhalter aktiviert ist, siehe Medienordner.

 

Nachdem alle Stellungnahmen im o. g. Ordner gesammelt wurden, kann im Anschluss die Zusammenfassung (Gesamtstellungnahme) erzeugt werden. In der Zusammenfassung wird, wie beschrieben, mit Platzhalter 900 der Text, den das jeweilige Schlüsselwort umrahmt, eingelesen. Der Standarddruck enthält dabei folgenden Inhalt:

Durch das Setzen geschweifter Klammern wird bei Erzeugung der Zusammenfassung jede Tabellenzeile gelöscht, bei welcher das Schlüsselwort keinen Inhalt zurückliefert. So kann jede Kombination möglicher Stellungnahmen in einem für alle Verfahren nutzbaren Dokument aufgelistet werden, das Dokument passt sich immer dem Verfahren an.

Die Ordnerstruktur im Mediencenter kann natürlich nach Belieben weiter heruntergebrochen werden. Die Schlüsselwort-Suche lässt sich nämlich auch für einzelne Unterordner definieren. Beispielsweise ermöglichen ein Unterordner je Umlaufstufe sowie unterschiedliche Antwortbögen je Fachamt und Umlaufstufe eine entsprechend erweiterte Möglichkeit der Zusammenfassungen.

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