Medienordner
Parameter > Sachbearbeitung/Registratur > Medien > Medienordner
Medienordner dienen dazu, Medien von Vorgängen, Objekten und Baulasten strukturiert abzulegen. Neben den festen Ordnern im Mediencenter können Sie sich hierüber zusätzlich eigene Ordner erstellen und damit Ihre eigene Ablagestruktur aufbauen.
Bei Verwendung einer DMS-Schnittstelle zu PROSOZ Bau, dürfen neue Medienordner nur in Absprache mit DMS-Verantwortlichen Ihrer Verwaltung angelegt werden.
Parameter
Ordnernummer Jeder Ordner erhält eine eindeutige Nummer, diese wird automatisch vergeben und kann nicht geändert werden
Bezeichnung Name des Ordners
Info Zusatzinformation zu dem Ordner
Ordner ist geöffnet Soll der Ordner beim Aufruf des Mediencenters geöffnet angezeigt werden, dann Schalter = Ja
Schlüsselwort-Suche für Platzhalter Schlüsselwörter spielen im Rahmen der Textverarbeitung eine Rolle, z. B. bei der automatischen Übernahme von Abschnitten aus Stellungnahmen in die Textverarbeitung. Dieser Parameter legt fest, ob der betreffende Medienordner in die Suche nach Schlüsselwörtern in Dateien einbezogen werden soll. Siehe auch Schlüsselwörter in der Textverarbeitung konfigurieren und nutzen.
Ordner für die Bauplattform Wählen Sie hier den Ordner aus, in dem die Anhänge von XBau-Nachrichten abgelegt werden sollen.
Wenn Sie keinen Ordner für Anhänge von XBau-Nachrichten zuweisen, werden die Anhänge in den Ordner "nicht zugeordnete Dokumente" im Mediencenter abgelegt.
Medienordner hinzufügen
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Ein neuer Medienordner wird immer unterhalb des Ordners angelegt, der gerade markiert ist. Soll der neue Ordner auf der ersten Ebene angelegt werden, muss die Ebene Medienordner markiert sein. Wählen Sie mit dem Cursor Ihre Position, unter deren Ebene der neue Ordner angelegt werden soll.
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Klicken Sie Neu.
Der neue Ordner wird zunächst am Ende der Ordner-Struktur eingefügt. -
Die automatisch vergebene Ordnernummer wird angezeigt.
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Tragen Sie im Feld Bezeichnung einen Namen für den Ordner ein.
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Ergänzungen können Sie im Feld Info eintragen.
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Nehmen Sie für die weiteren Parameter eine Auswahl vor.
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Verändern Sie die Position des neuen Ordners mit den Pfeil-Tasten.
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Klicken Sie Speichern
.
Der neue Ordner ist im Mediencenter angelegt.
Bitte beachten Sie, dass die neuen Medienordner anschließend noch den passenden Mediengruppen zugeordnet werden müssen, sofern Sie Mediengruppen im Einsatz haben, siehe Mediengruppen.
Medienordner löschen
Medienordner können nur gelöscht werden, wenn sie leer sind und keine Medien aus Vorgängen, Objekten oder Baulasten mehr enthalten.
Durch die Funktion Medien verschieben in den Werkzeugen können die Ordner jedoch geleert werden, siehe Werkzeug Medien verschieben.
Wurden die Medien erfolgreich verschoben, können Sie die nicht mehr benötigten Medienordner löschen. Hierzu wechseln Sie in die Parameter der Medienordner.
Parameter > Sachbearbeitung/Registratur > Medien > Medienordner
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Markieren Sie links im Ordner-Navigationsbaum den zu löschenden Medienordner.
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Klicken Sie im Reiter Bearbeiten die Schaltfläche Löschen
.
Der Ordner wird zum Löschen markiert. -
Klicken Sie im Reiter Bearbeiten die Schaltfläche Speichern
.
Der Ordner wird gelöscht.
Sollten Sie jetzt vom Programm eine Fehlermeldung erhalten, so kann dies zwei Ursachen haben.
1. Der Medienordner beinhaltet noch Medien in Vorgängen, Objekten oder Baulasten. Prüfen Sie in diesem Fall erneut die Angaben im Werkzeug „Medien verschieben“.
2. Der Medienordner ist noch einer Mediengruppe zugeordnet.
Entfernen Sie den Haken vor dem zu löschenden Ordner in der Mediengruppen unter Parameter > Sachbearbeitung/Registratur > Medien > Mediengruppen, siehe Mediengruppen.
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