Antragsstellung mit elan classic

Bevor Sie einen Antrag digital empfangen und senden können muss der XTA-Service installiert sein.

Der XTA-Service ist die Kommunikationszentrale von PROSOZ elan classic: Er holt XBau-Nachrichten von Antragsportalen aus dem Eingangspostfach ab und organisiert den Rücktransport von PROSOZ Bau ins Ausgangspostfach, von wo Folgesysteme die Weiterleitung der ausgehenden XBau-Nachrichten zum Empfänger übernehmen.

Damit der XTA-Service erfolgreich installiert und eingerichtet werden kann, sind folgende Punkte vorab zu klären bzw. einzurichten:

- Eine aktuelle Installationsdatei von PROSOZ Bau (mind. 23.2.0, oder aktueller)

- Alle Punkte der Technische Voraussetzungen, siehe Technische Voraussetzungen für elan classic und Informationen zur PROSOZ Bau-Version

• Endpunkte des Intermediärservers (z. B. Governikus COM Despina), siehe Digitale Signatur einstellen

• Sende- und Empfangspostfächer, siehe Antragsstellung mit elan classic

• AD-User mit Schreibzugriff auf den Medienordner

- Bei Einsatz von Oracle-Datenbanken den 64-Bit-Client auf dem Server für den XTA-Client

- Ein Benutzer muss in PROSOZ Bau angelegt werden, für den Zugriff auf den XTA-Service

Der Benutzer zur Steuerung des Zugriffs zwischen PROSOZ Bau und XTA-Service sollte ein neu angelegter, technischer Benutzer sein.

Wir empfehlen, hierfür kein reales Anwenderkonto zu nutzen, da es so zu Berechtigungsproblemen beim Laden und Anzeigen von Inhalten der XBau-Nachrichten in PROSOZ Bau kommen kann.

 

Sie beginnen die Einrichtungsarbeiten in der Optionsverwaltung unter PROSOZ Bau > eGovernment > XOEV-Einstellungen > Transport-Einstellungen und > XBau-Einstellungen

Sprechen Sie hierzu bitte mit Ihren IT-Kollegen.

Ordner	Schalter	Hinweis
eGovernment	eGovernment-Schnittstelle aktiviert	Muss auf Ja gestellt werden, damit die XBau-Funktionen freigeschaltet werden. Dieser Schalter definiert z. B., ob in der Menüleiste der Bereich „EGovernment“ sichtbar wird, in dem Sachbearbeitende über die Schaltfläche Nachrichten eingegangene XBau-Nachrichten einsehen und übernehmen können.
eGovernment > XOEV-Einstellungen > Transport-Einstellungen	Nachrichtentransport soll durch folgende Möglichkeit erfolgen	Hier gibt es 2 Auswahlmöglichkeiten: Verzeichnisse und XTA-Schnittstelle. Zur Nutzung von PROSOZ elan classic mit einem angeschlossenen Postfach, wählen Sie XTA-Schnittstelle aus. Die Verzeichnisse können Sie für Testzwecke nutzen.
	URL des XTA-Service	Wird beim DB-Update automatisch mit den Parametern für den Nachrichtentransport belegt.
	Eingabeverzeichnis XTA-Service	Wird beim DB-Update automatisch mit den Parametern für den Nachrichtentransport belegt.
	Ausgabeverzeichnis XTA-Service	Wird beim DB-Update automatisch mit den Parametern für den Nachrichtentransport belegt.
XBAU-Einstellungen	Unterstützte XBau-Version	Hier muss die XBau-Version ausgewählt werden, die in den Parametern genutzt werden soll.
XBAU-Einstellungen > Einstellungen zu Nachrichtenverfasser	Organisationsname für Nachrichtenversand	Der Organisationsname, der im Nachrichtenkopf für XOEV-Nachrichten verwendet wird.
	Verzeichnisdienst des Nachrichtenverfassers	Hier wählen Sie Ihren Verzeichnisdienst aus, in dem Sie eingetragen wurden. Den Verzeichnisdienst müssen Sie initial einmal setzen. Der Verzeichnisdienst des Nachrichtenverfassers gilt ab XBau-Version 2.4.0.1.
	Präfix des Nachrichtenverfassers nach XInneres	Das Präfix des Nachrichtenverfassers nach dem Katalog Code.Praefix aus XInneres. Die Liste der Präfixe für Behördenkennungen wird durch das Bundesverwaltungsamt (BVA) als koordinierende Stelle für das DVDV verwaltet: Wenn Sie als Bauaufsichtsbehörde tätig sind, ist hier der Eintrag bab bzw. bap einzugeben. Ab XBau-Version 2.4.0.1 entfällt dieser Punkt, sollten Sie den Verzeichnisdienst DVDV nutzen, tragen Sie ihn in der Behördenkennung des Nachrichtenverfassers ein.
	Behördenkennung des Nachrichtenverfassers nach XInneres	Die Behördenkennung des Nachrichtenverfassers nach dem Katalog Code.Behoerdenkennung aus XInneres. Bei Landkreisen i.d.R. 5-stellig; bei Stadt – Gemeindeschlüssel i.d.R. 8-12-stellig: https://www.statistikportal.de/de/gemeindeverzeichnis Sobald Sie als Verzeichnisdienst DVDV nutzen, muss, ab XBau-Version 2.4.0.1, das Präfix des Nachrichtenverfassers inkl. Doppelpunkt, vor der Behördenkennung eingetragen werden! Beispiel: bab:12345 für Bauamt bzw. bap:12345 für Bauportal
	E-Mail des Nachrichtenverfassers	Die E-Mail des Nachrichtenverfassers.
	Telefonnummer des Nachrichtenverfassers	Die Telefonnummer des Nachrichtenverfassers.

 

In ausgehenden XBau-Nachrichten wird die Anschrift des Autors übermittelt. Daher muss sie in der Optionsverwaltung hinterlegt werden.

In der Optionsverwaltung finden Sie unter Optionsverwaltung > Globale Einstellungen > Einstellungen zur Verwaltung die Möglichkeit, die Daten der Behörde zu hinterlegen, damit sie anschließend in XBau-Nachrichten als Anschrift des Autors versendet werden können.

Folgende Daten werden für XBau-Nachrichten übernommen:

• Behördenbezeichnung (Behördenkennung)

• Amtsbezeichnung (Behördenname)

• Straße des Amtes (inkl. Hausnummer (von bis) + Hausnummernzusatz (Buchstabe / Ziffer) (von bis))

• Teilnummer der Hausnummer des Amtes (von bis)

• Ort des Amtes (Postleitzahl + Ort)

• Stockwerksnummer des Amtes

• Fax des Amtes (Telefon, E-Mail)

• Zusatz des Amtes

Tragen Sie diese Daten ein, damit sie als Autorendaten bei XBau-Nachrichten übermittelt werden.

Um mit PROSOZ elan XBau-Nachrichten bearbeiten zu können, müssen den Sachbearbeitenden die folgenden Rechte zugewiesen werden. Siehe Rechtevergabe um XBau-Nachrichten in Vorgänge zu übernehmen .

In der XBau-Spezifikation werden die an einem Verfahren beteiligten Personen als Akteure bezeichnet. Diese unterschiedlichen Rollen sind Ihnen in PROSOZ Bau als Adressobergruppen bekannt.

Bitte prüfen Sie in den Parametern der Adressobergruppen unter Parameter > Adressverwaltung > Adressparameter > Adressobergruppen, ob die notwendigen Rollen für die XBau-Akteure bereits hinterlegt sind und legen Sie diese bei Bedarf an. Siehe Adressobergruppen

Folgende Adressobergruppen müssen mindestens enthalten sein:

Die Gruppen können abhängig von der XBau-Version abweichen.

• Antragsteller

• Bauherr

• Entwurfsverfasser

• Bevollmächtigter

• Grundstückseigentümer

• Nachbar

• Bauleiter

• Fachbauleiter

• Bauunternehmer

Bitte beachten Sie, dass in Ihrer Behörde die genannten Akteure anders benannt sein können. Dies ist unproblematisch.

Vergeben Sie Platzhalternummern im Bereich von 1200 – 1289, damit die Personendaten zukünftig auch in der Textverarbeitung ausgegeben werden können.

Damit die ggf. neu angelegten Adressobergruppen in den Vorgängen sichtbar werden, müssen diese in der Kennziffernsteuerung den Verfahrensarten zugeordnet werden. Siehe Kennziffern-Steuerung

Die Online-Bausteine werden nicht nur für den E-Mail-Versand verwendet, sondern auch beim Versenden von XBau-Nachrichten. Bei jedem Eingang einer Antragsnachricht wird der sendenden Plattform mitgeteilt, dass der Antrag eingegangen ist. Hier kann ein verwaltungsindividueller Text beigefügt werden.

Diesen legen Sie als neuen Online-Baustein an, siehe Online-Bausteine.

Im Zuge der Dokumentation der Bauvorlageberechtigung von Entwurfsverfassern sieht XBau zum Teil verpflichtende Angaben vor, die in XBau-Nachrichten übermittelt werden müssen. Damit die während der Antragstellung erfassten Daten in PROSOZ Bau angezeigt werden können, müssen entsprechende Zusatzzeilen in den Parametern konfiguriert werden. Siehe Zusatzzeilen

Die nachfolgend aufgeführten Zusatzzeilen müssen Sie für eine korrekte Datenübernahme zwingend anlegen – jedoch kann der Eintrag in Spalte Bezeichnung von Ihnen individuell betitelt werden.

Sollte bei Ihnen bereits eine Zusatzzeile für die Mitgliedsnummer des Entwurfsverfassers vorhanden sein, ergänzen Sie diese um die Sonderfunktion Mitgliedsnummer.

Weisen Sie die folgenden Adresszusatzzeilen in der Spalte Anzeigen bei Obergruppe dem Entwurfsverfasser zu:

Achten Sie darauf, dass Sie in Spalte Sonderfunktion die passende Sonderfunktion auswählen. Andernfalls erhalten Ihre Sachbearbeitenden Warnmeldungen in PROSOZ Bau und können einen XBau-Vorgang nicht speichern.

Die Reihenfolge der Adresszusatzzeilen in den Parametern wird 1:1 für die Sachbearbeitenden in PROSOZ Bau übernommen. Sollten hier Änderungen der Reihenfolge notwendig sein, nutzen Sie bitte in den Parametern die Schaltflächen Zeile nach oben und Zeile nach unten im Reiter.

Die neuen Zusatzzeilen finden Sie bei den jeweiligen Beteiligten die der Adressobergruppe Entwurfsverfasser zugewiesen sind, im Arbeitsbereich „Beteiligte“, rechts unten.

Grundsätzlich sind die Angaben zur Bauvorlageberechtigung optional. Wenn jedoch Eintragungen in Feldern für die Bauvorlageberechtigung vorgenommen werden (entweder manuell durch Ihre Sachbearbeitenden oder durch eine Übermittlung in der XBau-Nachricht), so können einzelne Felder zu Pflichtfeldern werden.

Beispiel:

Ist ein Eintrag in Zeile Mitgliedsnummer vorhanden, wird auch ein Eintrag in Zeile Kammer oder in Zeile Bundesland nötig, bevor der Vorgang gespeichert werden kann. Ist ein solches bedingtes Pflichtfeld nicht gefüllt, erscheint eine Fehlermeldung in PROSOZ Bau mit dem Hinweis, welches Feld ausgefüllt werden muss.

Dieses Verhalten zeigt, dass im XBau-Standard Abhängigkeiten vorliegen bzw. Pflichtangaben getroffen werden müssen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Um den Sachbearbeitenden die Pflege der Daten und das Verständnis der Fehlermeldung zu vereinfachen, sind seit Version 22.11.0 die Fehlermeldung dynamisch aufgebaut, Sachbearbeitende sehen in der Fehlermeldung die Feldbezeichnungen, die sie vor sich sehen. Haben Verfahrensbetreuende das Feld für die Kammer beispielsweise als Architektenkammer in den Parametern betitelt, steht in der Fehlermeldung „Architektenkammer oder Bundesland muss angegeben werden, wenn ein Eintrag in der Zeile Mitgliedsnummer eingetragen wurde.“

Da es sich bei PROSOZ Bau um eine in vielen Teilen an die eigenen Bedürfnisse anpassbare Anwendung handelt, ist es für den Einsatz von PROSOZ elan classic wichtig, dass die vorhandenen Programminhalte mit den Datenfeldern des XBau-Standards zusammengeführt werden.

Diese Zuordnung erfolgt unter Parameter > System > Schnittstellen in den Einträgen

• XTA Empfänger, definieren Sie die Postfächer für die XBau-Nachrichten, siehe XTA-Empfänger

  Einstellungen sind auf dieser Seite nur notwendig, wenn Ihr Bauportal einen entsprechenden Rückkanal für die Kommunikation mit Antragstellenden oder Verfahrensbeteiligten zur Verfügung stellt.XTA-Empfänger

• XBau Codelisten, definieren Sie die Antragsinformationen über Codelisten, siehe XBau Codelisten

  Beachten Sie, dass Sie die Typ 4 Codelisten zuvor importieren müssen. Siehe Typ 4 Codelisten.

• XBau, stellen Sie die XBau-Einstellungen zur genutzten XBau-Version ein und verknüpfen die XBau-Inhalte mit den PROSOZ Bau-Inhalten, siehe XBau Einstellungen.

  Die folgenden Einstellungen müssen vorgenommen werden, um valide XBau-Nachrichten empfangen oder versendet zu können.

Bitte nehmen Sie unter allen Punkten die notwendigen Einstellungen vor und laden die Codelisten.

dd. XBau-Inhalte verknüpfen

Codelisten

Ordnen Sie der zu verwendenden Typ 4 Codelisten über die URN zu.

Adressgruppen

Um die in XBau-Akteure mit den in Ihrer PROSOZ Bau-Umgebung genutzten Adressobergruppen zu verknüpfen, wählen Sie in der Spalte Adressobergruppe die zu einem XBau-Akteur passende Adressobergruppe aus.
Sollten keine entsprechenden Übereinstimmungen vorhanden sein, legen Sie die Adressobergruppen neu an, siehe Adressobergruppen.

Verfahrensarten

Siehe XBau Einstellungen

Online-Bausteine

Die Online-Bausteine in den XBau-Einstellungen dienen der Zuordnung zu bestimmten XBau-Nachrichten. In der Gruppe der Prozessbausteine ist ein Online-Baustein in der Spalte Onlinebaustein auszuwählen, der mit der Nachricht 1120 – der technischen Eingangsbestätigung – verschickt werden soll.

Fügen Sie den XBau-Platzhalter þ00099 in Ihren Standarddruck ein für XBau-Vorgänge ein.

Das Versenden von XBau-Nachrichten zu bestimmten Zeitpunkten innerhalb des Prozessablaufes wird in PROSOZ Bau häufig mittels der allgemeinen Aktionen umgesetzt. Nur wenige Nachrichten werden automatisiert versandt. Im vorliegenden Beispiel Antragstellung mit elan classic handelt es sich lediglich um die Nachricht 1120, der technischen Eingangsbestätigung.

Durch die Nutzung der Allgemeinen Aktionen haben Sie als Kommune, auch in der digitalen Kommunikation, weiterhin die Zeitpunkte des Nachrichtenversands in der Hand.

Legen Sie die Mitteilung des Aktenzeichens mittels XBau-Nachricht 1121 an.

Parameter zum Senden des Aktenzeichens mit der Nachricht 1121 einstellen

Wie bei allen allgemeinen Aktionen ist zuerst das auslösende Ereignis der Aktion zu definieren. Rufen Sie die allgemeinen Aktion in den Parametern unter Sachbearbeitung/Registratur > Sachbearbeitung > allgemeine Aktionen auf.

Für die Nachricht 1121 wählen Sie auf dem Schritt Auslösendes Ereignis im Feld Ereignis den Eintrag Ein Vorgang wurde angelegt.

Dies sorgt dafür, dass die Aktion unmittelbar nach dem Anlegen eines Vorgangs, also nach Abschluss des Antragsassistenten durch Fertig, ausgelöst wird. Siehe Allgemeine Aktionen.

Der Schritt Filter muss bei dieser Aktion nicht berücksichtigt werden, da XBau bei jeder Antragsnachricht den Versand des Aktenzeichens vorsieht. Sollte es sich bei einem Vorgang um keinen XBau-Antrag handeln, so wird auch keine Nachricht erzeugt.

1. Auf dem Schritt Auszuführende Aktion wählen Sie im Feld Aktion den Eintrag XBAU: Sende eine XBau-Nachricht.

2. Wählen Sie einen Empfänger.
   
   Beim Versenden einer XBau-Nachricht muss immer ein Empfänger angegeben werden. Die Inhalte dieses Auswahlfeldes generieren sich aus den Angaben der XTA-Empfänger in den Parametern (Parameter > System > Schnittstellen > XTA Empfänger).

3. Wählen Sie im Feld Nachrichtentyp den Eintrag prozessnachrichten.aktenzeichen.1121 .

4. Klicken Sie Fertig.
   
   Die allgemeine Aktion wird nun erstellt.

5. Klicken Sie im Reiter Bearbeiten die Schaltfläche Speichern.
   
   Die allgemeine Aktion wird gespeichert.

• XBau-Nachrichten empfangen Sie im Nachrichten-Dialog unter EGovernment, siehe Nachrichtenansicht verwalten

• XBau-Nachrichten in einen Vorgang übernehmen, siehe XBau-Nachrichten in Vorgang übernehmen

• XBau-Nachrichten entsperren, falls erforderlich, siehe XBau-Nachrichten entsperren und löschen

Nach Übernahme der Daten aus der XBau-Nachricht in einen Vorgang, finden Sie die Daten im XBau-Datenblatt, siehe XBau-Datenblatt.

Damit Behörden über XBau-Nachrichten automatisiert kommunizieren können, sind einigen Einstellungen für elan classic notwendig, siehe Beteiligung für elan classic einrichten

Mehr zur Beteiligung der Behörden lesen Sie unter Beteiligung mit elan classic.

Baugenehmigung einrichten

Verschiedene Nachrichtenformate

Baugenehmigung einrichten

Parameter > System > Schnittstellen > XBau

Anschließend müssen Sie die Zuordnung der XBau-Version in den Parametern durchführen. Zur Übertragung der bestehenden Einstellungen in den XBau-Parametern überführen Sie die vorhandenen Einträge in die neue XBau-Version, sodass diese Einstellungen nicht erneut vorgenommen werden müssen.

Öffnen Sie die XBau Einstellungen in den Parametern unter Parameter > System > Schnittstellen > XBau, siehe XBau Einstellungen. Folgen Sie der Beschreibung „XBau-Parameter kopieren„.

Ab XBau-Version 2.3 sind weitere Beteiligte am Verfahren (= XBau-Akteure) hinzugekommen, daher müssen in den Parametern weitere XBau-Akteure zu den Adressobergruppen hinzugefügt werden. Falls noch keine entsprechenden Adressobergruppen vorhanden sind, müssten diese zuvor neu angelegt werden, siehe Adressobergruppen.

In der Version 2.3 neu hinzugekommene XBau-Akteure sind:

• Anzeigender

• Fachplaner

• Gutachter

• Prüfsachverständiger

• Prüfingenieur

• Verantwortlicher

Diese neuen Akteure sind in den XBau-Einstellungen im Bereich Adressobergruppen anhand des Warnsymbols schnell auffindbar.

Diese XBau-Akteure ordnen Sie unter Parameter > System > Schnittstellen > XBau den entsprechenden PROSOZ Bau-Adressobergruppen zu, damit Personen mit diesen Rollen bei Übernahme der Daten in einen Vorgang direkt der richtigen Rolle zugeordnet sind, siehe XBau Einstellungen.

Parameter > System > Schnittstellen > XBau Codelisten

Mit neuen XBau-Versionen können neue und aktualisierte Codelisten verfügbar sein, die entsprechend eingepflegt werden müssen, siehe XBau Codelisten.

Parameter > System > Schnittstellen > XBau

Sollten sich durch die neue XBau-Version neue oder geänderte Codelisten ergeben, so sind diese ebenfalls in den XBau-Parametern zuzuordnen, siehe XBau Einstellungen.