Mediencenter

Es gibt ein Mediencenter für Vorgänge, ein Mediencenter für Objekte und ein Mediencenter für Baulasten.
Der Unterschied ist, dass im Mediencenter für Objekte und Baulasten nur externe Medien abgelegt werden (keine Dokumente aus der Textverarbeitung!).

Im Mediencenter für Vorgänge können Sie alle über die Textverarbeitung erstellten Medien speichern; es werden alle im Vorgang erstellten Mails gespeichert und zusätzlich können Sie externe Medien (Mails, Bilder, Pläne, Schreiben, etc.) ablegen.

Im Bereich Medien finden Sie alle Dateien zu dem Vorgang, dem Objekt und dem Baulastenblatt wie,

Dokumente aus der Textverarbeitung (Nur bei Vorgängen)
Pläne
Vermerke und Notizen
E-Mails, hier den Posteingang, sowie gesendete Objekte

Das Mediencenter des Vorgangs dient nicht nur zur Ablage der erzeugten Dokumente, sondern auch zum Speichern vorgangsbezogener Medien, z. B. E Mail-Schriftverkehr mit Verfahrensbeteiligten oder Stellungnahmen, die Sie durch externe Behörden zum vorliegenden Verfahren erhalten.

Schriftverkehr zu einem Objekt entsteht immer aus dem Objekt zugeordneter Vorgänge. Dieser wird daher im Mediencenter des Vorgangs abgelegt. Sie können aber über eine Verknüpfung der zugeordneten Vorgänge die dort abgelegten Medien einsehen, wenn bei diesen die Dateieigenschaft „für verknüpfte Elemente sichtbar“ eingestellt ist, siehe Dateieigenschaften bearbeiten.

Bei der Nutzung eines externen E-Mail-Clients (z. B. Microsoft Outlook) gibt es systembedingte Einschränkungen hinsichtlich des im Mediencenter gespeicherten Inhalts und des Versandstatus. Weitere Informationen finden Sie unter Datei per E-Mail versenden .

Klicken Sie einen Medienordner an, werden im Arbeitsbereich alle, im Ordner befindlichen, Dateien aufgelistet.

Die Anzahl und Auswahl der Medienordner wurde durch Verfahrensbetreuende festgelegt. Im Ordner Verknüpfte Elemente werden untergeordnete Ordner angezeigt. Die Namen entsprechen den mit dem Objekt verknüpften Vorgangsnummern.

Zum Sortieren der Inhalte, klicken Sie die gewünschte Spaltenüberschrift, sodass die Einträge der Spalte auf- oder abwärts sortiert werden. Siehe auch Programmoberfläche.

Zum Filtern der angezeigten Dateien tragen Sie einen Suchbegriff in das Suchen-Feld und klicken die Lupe .

Fügen Sie Medien ins Mediencenter ein und wählt keinen Ablageort, werden sie im Ordner Dokumente abgelegt. Dasselbe gilt auch für Dokumente, die über die Textverarbeitung eingefügt werden

Dokumente, die über elan angenommen werden, werden im Ordner nicht zugeordnete Dokumente unterhalb des Dokumente-Ordners abgelegt. Dieser Ordner ist erst sichtbar, wenn nicht zugeordnete Dokumente vorliegen.

Dokumenten-Status

Ein Dokument kann entweder mit dem Status Entwurf oder Endgültig gespeichert werden:
Als Entwurf gespeicherte Dokumente erkennen Sie an der roten Linie links vom Word-Symbol. Diese Dokumente können bearbeitet werden.
Dokumente mit dem Status Endgültig erkennen Sie an der blauen Linie neben dem Word-Symbol. Diese Dokumente können nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.
Alle Dokumente, die aus externen Quellen in das Mediencenter hinzugefügt oder aus anderen Vorgängen zugeschickt wurden, haben automatisch den Status Endgültig und können nicht mehr bearbeitet werden.

Den Dokumentenstatus finden Sie im Reiter Eigenschaften der Dateieigenschaften, siehe Dateieigenschaften bearbeiten.

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