Datei per E-Mail versenden

Dateien aus dem Mediencenter können per E-Mail verschickt werden.

  1. Um eine Datei via E-Mail zu verschicken, markieren Sie im Mediencenter die Datei im Arbeitsbereich und klicken im Reiter Vorgang die Schaltfläche Senden bzw. unter Vorhaben die Schaltfläche E-Mail senden .
    Es öffnet sich der Dialog „sende E-Mail“.
    Die im Mediencenter ausgewählten Dateien sind bereits angehängt.

  2. Online-Bausteine zeigen bereits einen voreinstellten Text an, den Sie bearbeiten können.
    Hierzu klicken Sie in die Betreff-Zeile und passen den Text an
    ODER
    klicken Sie Betreff.
    Es öffnet sich der Dialog „Online-Bausteine suchen“, um einen passenden Online-Baustein auszuwählen, siehe Online-Bausteine suchen.

  3. Bearbeiten Sie die E-Mail wie gewohnt:

    An… CC.. Bcc.. Es öffnet sich der Dialog „Empfänger auswählen“ mit allen möglichen Adressaten, bei denen eine Mailadresse hinterlegt wurde (aus dem Vorgang, aus Adressdatei, Sachbearbeiter, Ämter/Behörden/TÖB-Datei und das globale Adressbuch der Verwaltung, wenn es in der Optionsverwaltung eingerichtet wurde).
    Signatur Wenn Sie diese Schaltfläche klicken, öffnet sich der Dialog „Signatur bearbeiten“. Hier können Sie bei Bedarf Ihre Signatur hinterlegen (ohne grafische Elemente), die dann bei jeder Mail automatisch verwendet wird.
    Anhang Hier können Sie externe Medien als Anhang auswählen.
    Medien

    Hier können Sie Medien aus dem Mediencenter des Vorganges als Anhang auswählen.

    Der Dateinamemuss zwingend aus erlaubten Zeichen bestehen, andernfalls wird der Dateiname grau dargestellt und die Datei kann nicht ausgewählt und verschickt werden. Der Grund, weshalb sie nicht ausgewählt werden kann, wird angezeigt.

  4. Verschicken Sie sie mit Senden.

Nach Klick auf Senden, wird die E-Mail an Ihr Mailprogramm gesendet, von wo Sie es dann ggf. noch an den Empfänger verschicken müssen.

 

E-Mail versenden mit Verteiler

Im Rahmen der Beteiligung ist ein Verteiler möglich, wenn

  • allen zu beteiligenden Behörden derselbe Standarddruck zugeordnet wurde (Steuerung Beteiligungsverfahren) und

  • dieser NICHT anhält. Also Word darf nicht aufgehen.
    Nur diese Beteiligungsschreiben kann man per Verteiler versenden! Alles andere nicht.

Durch die Verwendung von Verteilern reduzieren Sie die Anzahl der abgelegten Dokumente im System. Gleichzeitig erhalten, z. B. bei Beteiligungen, aber trotzdem alle Behörden ihr individuelles Dokument.

Vom Standarddruck, welcher in der Steuerung Beteiligungsverfahren (siehe Steuerung Beteiligungsverfahren) bei mehreren Behörden hinterlegt ist und als Verteiler-Dokument gespeichert wird, wird trotz der Erzeugung eines separaten Dokumentes für jede der zu beteiligenden Stellen nur ein Exemplar im Mediencenter abgelegt.
Das Dokument selbst enthält dabei im Adressfeld keine direkte Anschrift der jeweiligen Behörden, sondern nur den Hinweis „siehe Verteiler“. Trotzdem erhält jede Behörde ihr persönliches Exemplar mit der passenden Anschrift, welche sich aus den Ämter/Behörden/TÖB-Parametern speist.

Nach Erzeugung der Dokumente wird das Verteiler-Dokument im Mediencenter abgelegt, siehe Mediencenter.
Es listet alle Behörden auf, die das Dokument in einer separaten Ausfertigung erhalten haben. Hier ist ebenfalls ersichtlich, ob die Behörde per Mail oder in Papierform zur Stellungnahme aufgefordert wurde.

Die Verteiler-Funktion fungiert als E-Mail-Verteiler. Nach Klick auf Senden wird aus der Verteiler-Mail wieder eine separate E-Mail je Behörde erzeugt und versandt. Der dort hinterlegte Standarddruck beinhaltet natürlich auch wieder die konkrete Anschrift der jeweiligen Behörde.

Die einzelnen E-Mails werden je Behörde im Mediencenter im Ordner gesendete Objekte gespeichert.

Wenn Sie E-Mails aus PROSOZ Bau heraus über einen externen E-Mail-Client (z.B. Microsoft Outlook) versenden, gibt es im Vergleich zum SMTP-Versand zwei systembedingte Einschränkungen:

Abweichender Inhalt im Mediencenter

PROSOZ Bau speichert die E-Mail im Mediencenter in dem Zustand, in dem sie aus dem Programm an den E-Mail-Client übergeben wird. Änderungen, die Sie anschließend im E-Mail-Client vornehmen, werden nicht in das Mediencenter zurückgespiegelt.
Das bedeutet: Der im Mediencenter gespeicherte Eintrag kann vom tatsächlich versandten Inhalt der E-Mail abweichen, wenn die E-Mail nach der Übergabe an den Client noch bearbeitet wurde.

Fehlender Versandstatus im Mediencenter

PROSOZ Bau erhält keine Rückmeldung vom E-Mail-Client darüber, ob die E-Mail tatsächlich versandt wurde.
Der Versandstatus wird daher im Mediencenter nicht aktualisiert. Es ist somit im Mediencenter nicht erkennbar, ob eine E-Mail erfolgreich versandt oder der Versand abgebrochen wurde (z. B. weil das Fenster geschlossen oder die E-Mail in den Entwürfen belassen wurde).

Empfehlung: Wenn eine vollständige und konsistente Dokumentation des E-Mail-Versands im Mediencenter gewünscht ist, empfiehlt sich der Versand direkt aus PROSOZ Bau heraus (SMTP-Versand).
In diesem Fall entspricht der Mediencenter-Eintrag exakt der versandten E-Mail und der Versandstatus wird zuverlässig dokumentiert.

 

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