Beteiligung
Die Beteiligung bietet Ihnen einen Überblick, welche Behörden und Stellen im Zuge des Ämterumlaufs noch zu beteiligen sind, welche bereits beteiligt wurden und welches Ergebnis bereits stattgefundene Beteiligungen erbracht haben.
Ohne dass Sie im Zuge der Sachbearbeitung Ihrer Akte bisher diese Bearbeitungsfunktion aufgerufen hatten, können bereits Eintragungen enthalten sein. Zum Einen sind aufgrund der Stammdatenaufnahme bereits einige zu beteiligende Stellen eingetragen, zum Anderen haben Ihre Antworten im Bearbeitungsbogen die Anzahl der zu beteiligenden Stellen ggf. noch erweitert.
Sie sehen die Beteiligung zunächst so, wie sie sich direkt nach abgeschlossener Stammdatenaufnahme, der Ermittlung fehlender Antragsunterlagen und evtl. der Bearbeitung des Bearbeitungsbogens darstellt. Der Arbeitsbereich teilt sich in drei horizontal farblich getrennte Bereiche auf, siehe hierzu Programmoberfläche.
Die über die Parametrierung oder Stammdaten als notwendig für diesen Vorgang definierten Behörden, werden in der Gruppe Notwendig aufgelistet, von Ihnen eigenständig hinzugefügte Behörden finden Sie in der Gruppe frei ausgewählt. Diese Gruppen können eingeklappt werden und die Gruppen-Überschriften zeigen Ihnen die Anzahl der Behörden innerhalb der Gruppe in Klammern an.
In diesem Arbeitsbereich wandern die Behörden im Rahmen ihrer Beteiligung von links nach rechts, wobei die links aufgeführten Behörden noch nicht beteiligt sind (rot), Spalte Offenen Beteiligungen, für die mittleren Behörden das Verfahren läuft (gelb), Spalte In Beteiligung und das Verfahren für die rechts aufgeführten Behörden mit Ergebnis abgeschlossen ist (grün) Spalte Beteiligung abgeschlossen.
In jeder dieser Spalten werden die Behörden nach Notwendig und frei ausgewählt gruppiert, sodass ein schnelles Auffinden bei längeren Listen möglich ist.
Wenn eine negative Stellungnahme von einer Behörde eingeht, könnte es durchaus Sinn machen den Ämterumlauf zu unterbrechen. In einem solchen Fall würden Sie nicht an die nächste zu beteiligende Stelle weiter gebucht, sondern Ihnen als Sachbearbeitende die Ausfertigung automatisch zugeschrieben. Sie entscheiden dann, ob die negative Stellungnahme derart gravierend ist, dass es sich nicht mehr lohnt, den Ämterumlauf weiterzuführen bzw. zu Ende zu bringen.
Fachverfahren: ProPLANUNG
Die Beteiligung in ProPLANUNG lässt sich, abhängig von den Verfahrenskennziffern, in einzelne Beteiligungs- bzw. Umlaufstufen gliedern. Ein Wechsel der Umlaufstufe ist über den Schieberegler möglich. Dieser zeigt immer die Beteiligungen der gewählten Stufe an, siehe Stufigkeiten Beteiligungsverfahren einstellen (Umlaufverfahren).
Auf den einzelnen Stufen sind nach Erfassung des Vorgangs bereits einzelne Behörden vorgegeben, welche in jedem Falle zu beteiligen sind. Sowohl das Handling zum Hinzufügen weiterer Behörden, als auch das Auslösen und Rückbuchen einer Beteiligung unterscheidet sich in ProPLANUNG nicht von allen weiteren Fachverfahren von PROSOZ Bau.
Beim Auslösen der Beteiligung startet auch hier automatisch die Textverarbeitung und bietet einen Standarddruck an, welcher für jede beteiligte Stelle einmal vom System erzeugt wird. Nach Generierung des Dokumentes wird der Druck per E-Mail an die zu beteiligende Stelle versandt.
Im Fachverfahren ProPLANUNG haben Sie nach dem Rückbuchen von Beteiligungen die Möglichkeit Anregungen zu erfassen, siehe Anregungen/Einwendungen erfassen.
Beteiligung korrigieren
Die Schaltfläche Korrektur 
im Reiter Vorgang können Sie nur sehen, wenn Sie das Recht Benutzer darf die Behörden- und Nachbarbeteiligung korrigieren haben, es wird durch die Verfahrensbetreuenden vergeben, siehe Rechte- und Optionsverwaltung allgemein.
In diesem Fall dürfen Sie die Ergebnisse der zurück gebuchten Beteiligungen bei Bedarf korrigieren und ggf. eine Notiz dazu hinterlegen, siehe Neue Notizen anlegen.
Nach dem Klick auf die Schaltfläche öffnet sich eine Liste der Beteiligungen.
Nehmen Sie ggf. in den Spalten Ergebnis bzw. Info Korrekturen vor.
Bei einer Online-Beteiligung via XBau wird die Korrektur mit der 302-Nachricht verschickt, siehe (302) XBau-Nachricht "Angepasste Beteiligungsaufforderung"
Online-Beteiligungen
Informationen zu Online-Beteiligungen finden Sie hier: Online-Beteiligung auslösen
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