Anregungen/Einwendungen verarbeiten

Ein wesentlicher Aspekt bei der Bearbeitung von Umwelt- und Naturschutzthemen ist die Abgabe von Anregungen und Bedenken. Dazu gibt es in ProUMWELT den Arbeitsbereich der Anregungen/Einwendungen, mit dessen Hilfe Anregungen und Bedenken erfasst, verwaltet und verarbeitet werden können.

Anregungen/Einwendungen in der Textverarbeitung verarbeiten

Alle Anregungen/Einwendungen werden nach dem Speichern in der Liste der Anregungen entsprechend der zugehörigen Umlaufstufe gruppiert. Die Liste finden Sie im Navigationsbereich des Vorgangs unter Anregungen/Einwendungen.

Nachfolgend werden zwei Szenarien beschrieben, welche exemplarisch die Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung von Anregungen und Bedenken in der Textverarbeitung darstellen.

 

Ein Schreiben je Einwendende und Anregung erstellen

Bei Erfassung einer Anregung wird diese immer mit den Einwendenden bzw. einer Beteiligung verknüpft (siehe Anregungen/Einwendungen erfassen). Die Adressen der Einwendenden speichert das System dabei in einer eigens für die Textverarbeitung nutzbare Adressobergruppe z. B. Anregungsgeber ab, welche als Dokumentempfangende gewählt werden kann.

Durch Setzen Empfangender, die dieser Adressobergruppe zugehörig sind, können beispielsweise Antwort-Schreiben an den jeweiligen Anregungsgebenden als Stapelverarbeitung verfasst werden.
Das Schreiben beinhaltet neben den vorliegenden Adressdaten (Platzhalter 1000ff.) auch die in der verknüpften Anregung hinterlegten Daten und Zusatzzeilen (Platzhalter 1350 bis 1399).

Beim Start der Textverarbeitung ist daher darauf zu achten, dass die korrekte Adressobergruppe Anregungsgeber und nicht die für die beteiligten Einwender genutzte Adressobergruppe als Empfänger gesetzt wird, ansonsten werden die Platzhalter im Bereich 1350 bis 1399 nicht verfüllt.

Die Anregungen, auf welche sich die Schreiben an die Einwendenden beziehen sollen, müssen vorab nicht ausgewählt werden, da bereits zu jeder Anregung eine 1-zu-1-Verknüpfung zu einem Adressierten besteht. Hier gilt: ein Adressat = eine Anregung = ein Dokument.

 

Anregungs- bzw. Abwägungstabelle erstellen

Falls alle bereits erfassten Anregungen als Liste gedruckt werden sollen, kommen die Platzhalter 6400 bis 6449 zum Einsatz.

Erst nach vorheriger Auswahl der zu berücksichtigenden Anregungen kann der Listendruck über die Textverarbeitung erfolgen.
Die Anregungen sind daher entweder einzeln über die Checkbox Für Listendruck verwenden anzuwählen oder im Reiter Vorgang mithilfe der Schaltfläche Auswahl nach den angezeigten Kriterien (Alle auswählen, Alle dieser Stufe auswählen, Keinen auswählen) automatisch auszuwählen.
Im Arbeitsbereich der Anregungen, setzen Sie einfach einen Haken vor der Anregung, die in der Liste ausgedruckt werden soll.

 

Die Platzhalter 6400 bis 6449, welche für den Listendruck zum Einsatz kommen, können direkt im Standarddruck hinterlegt werden. Die Platzhalter geben jede der Information aus der jeweils gewählten Anregung untereinander aus, weshalb eine saubere Formatierung in Listen-Form in solch einem Fall nicht ohne großen Aufwand möglich ist.

Ein mögliches Vorgehen ist daher die Definition einer Tabelle innerhalb eines Textbausteins, welcher alle Informationen einer Anregung entsprechend formatiert beinhalten soll. In den einzelnen Spalten wird dabei jeweils ein Platzhalter aus dem Bereich 6401 bis 6449 hinterlegt. Über Platzhalter 6400 in Kombination mit dem Kürzel des Textbausteins wird dann je gewählter Anregung der Baustein einmal verfüllt und eingefügt.

 

Beispiel:

Der Textbaustein mit dem Kürzel [anr_tab] (Kürzel frei zu vergeben) sieht im vorliegenden Fall wie folgt aus:

Beispiel für Textbausteine mit Platzhaltern

Der Standarddruck enthält dann nur die Tabellenüberschrift sowie den Platzhalter 6400 mit Verweis auf den Textbaustein mit dem Kürzel [anr_tab].

Beispiel für Platzhalter im Standarddruck

Für jede gewählte Anregung/Einwendung wird der Baustein nun einmal eingefügt und mit den Informationen einer jeden Anregung verfüllt.

Die Platzhalter 1350 bis 1399 sind in diesem Zusammenhang nicht nutzbar, da bei Auswahl der Adressobergruppe Anregungsgeber je Einwender ein eigenes Dokument und keine Gesamtliste erzeugt wird.

 

Einwendende und Anregungen zusammenfassen

Oft wird eine Zusammenfassung aller Anregungen/Einwendungen in einem Dokument, vorzugsweise als PDF-Dokument, beispielsweise als Vorlage für den Rat benötigt.

  1. Markieren Sie im Arbeitsbereich die Anregungen/Einwendungen, die zusammengefasst werden sollen.

  2. Klicken Sie hierzu im Reiter Vorgang die Schaltfläche Alle Anregungen/Einwendungen in ein PDF .
    Sie erhalten eine Auswahl aller Standarddrucke, die der Textverarbeitung für Anregungen zugeordnet sind, siehe Seitenzuordnung von Standarddrucken einstellen
    Die Drucke können mit allen Verfahrens-, Objekt- sowie Anregungsplatzhaltern ausgestattet werden.

    Je Anregung/Einwendung werden nun alle Platzhalter im Dokument gefüllt und nach einem Seitenumbruch noch das ggf. mit der Anregung/Einwendung verknüpfte Medium abgedruckt. Dies wiederholt sich entsprechend der Anzahl aller Anregungen/Einwendungen. Jede Seite wird am unteren Seitenrand automatisch mit Umlaufstufe, der Nummer der Anregung/Einwendung sowie ggf. mit der Bezeichnung des abgedruckten Mediums der Anregung/Einwendung beschriftet.
    Das Ergebnis ist ein zusammenhängendes PDF-Dokument einschließlich Abdruck aller verknüpften Anregungsmedien auf separaten Seiten.

 

Anregungen/Einwendungen nach MS Excel exportieren

Um die verschiedenen Anregungen/Einwendungen von Anregungsgebenden zu sortieren und diese vergleichbar zu machen, exportieren Sie die gewünschten Anregungen/Einwendungen nach MS Excel. Dort können sie dann mithilfe der Excel-Funktionen beliebig sortiert werden.

  1. Markieren Sie mind. eine Anregung/Einwendung in der Übersicht. Nur markierte Anregungen/Einwendung werden exportiert.
    Im Reiter Vorgang wird die Schaltfläche Export freigeschaltet.

  2. Klicken Sie im Reiter Vorgang die Schaltfläche Export .
    Die markierten Anregungen/Einwendungen werden exportiert. MS Excel wird geöffnet.

Die Informationen der Anregungen/Einwendungen werden in folgender Reihenfolge in der MS Excel-Tabelle dargestellt:

Platzhalter Inhalt
6409 Nachname des Anregungsgebers
6408 Vorname des Anregungsgebers
6421 Adresse (einzeilig) des Anregungsgebers
6417 Kommt die Anregung von einem Amt?
6411 Eingangsdatum der Anregung
6416 Stufe der Anregung
6415          Nummer der Anregung
6412          Thema der Anregung
6418 Einwendung der Anregung
6422 Anlagen (Dateinamen) der Anregung
6423 Anzahl der Anlagen der Anregung
6419 Abwägungsvorschlag der Anregung
6420         Beschlussvorschlag der Anregung
6424        Beschluss der Anregung
 

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