Termine und Wiedervorlagen anlegen

Termin für andere Sachbearbeitende, eigener Termin erledigt sich

Weitere Sachbearbeitende sollen einen Termin erhalten, der eigene Termin ist erledigt.

Die Eingaben können Sie in einem Arbeitsschritt tätigen:

1. Hierzu markieren Sie in der Aufgaben/Termine-Übersicht den Termin, der für Sie eingetragen ist.

2. Setzen ihn auf erledigt (Haken in der Checkbox vor dem Datumsfeld setzen).

3. Klicken Sie die Schaltfläche Neu .
   Es erscheint der Dialog „Termin“.

4. Nehmen Sie hier die Änderungen vor und wählen im Feld Empfänger den neuen Sachbearbeitenden.
   Als Ergebnis ist nur der neue Termin in Aufgaben / Termine-Übersicht aufgeführt und Ihrer wurde gelöscht.

 

Wiedervorlage für sich anlegen, aktueller Termin ist erledigt

z. B. Warten auf Eingang fehlender Unterlagen

1. Fall: Die Akte bleibt beim Sachbearbeiter

Nach Prüfung der Vollständigkeit der Antragsunterlagen und Anforderung von fehlenden Unterlagen ruht i. d. R. solange die Sachbearbeitung, bis die fehlenden Unterlagen eingegangen sind. Aus diesem Grund wird die Akte auf Wiedervorlage gebucht. Der aktuelle Termin „Sachbearbeitung“ ist vorerst erledigt.
Beides können Sie wieder in einem Arbeitsschritt erfassen:

1. Hierzu markieren Sie in der Aufgaben/Termine-Übersicht den Termin, der für Sie eingetragen ist.

2. Setzen ihn auf erledigt (Haken in der Checkbox vor dem Datumsfeld setzen).

3. Klicken Sie nun die Schaltfläche Neu .
   Es erscheint der Dialog „Termin“.

4. Im Feld Art wählen Sie den Eintrag Wiedervorlage.

5. Im Feld Bearbeitungsart den Eintrag Fehlende Unterlagen angefordert.
   Als Ergebnis wird der neue Termin in der Gruppe Wiedervorlage in Aufgaben / Termine-Übersicht aufgeführt.

Bleibt die Akte bei Sachbearbeitenden und geht nicht in eine zentrale Registratur, so wird sie auch nicht „verbucht“. Der Aktenstandort ändert sich nicht.

 

2. Fall: Die Akte geht in die zentrale Wiedervorlage (Registratur)

Wird während des Wartens auf den Eingang der fehlenden Antragsunterlagen die Akte in eine zentrale Wiedervorlage oder Registratur gebracht, so ändert sich der Aktenstandort. Mit dem Erfassen der Wiedervorlage ist demnach eine Änderung des Aktenstandortes zu verbuchen. Die Ausgangssituation ist dieselbe wie im Fall 1 beschrieben.

1. Der aktuelle Termin „Sachbearbeitung“ ist vorerst erledigt.
   Über Neu wird ein neuer Termin – jetzt eine Wiedervorlage angelegt.

2. Ändern Sie den Schalter Standort ändern auf Ja .
   Es wird das Auswahlfeld für den Aktenstandort aktiviert.

3. Wählen Sie den passenden Standort aus – in diesem Beispiel: Registratur.
   Als Ergebnis wird der neue Termin in der Gruppe Wiedervorlage in Aufgaben / Termine-Übersicht aufgeführt und der neue Aktenstandort wird unter Standorte der Akte angezeigt.

Sind die Unterlagen eingegangen und die Akte kommt aus der Registratur zurück zum Sachbearbeiter, so wird das über einen neuen Termin entsprechend erfasst. Dabei wird die Wiedervorlage gleichzeitig erledigt.

 

3. Fall: Baugenehmigung ist erteilt, warten auf Baubeginn, Akte geht in die Registratur

Ist in einem Vorgang die Baugenehmigung erteilt, kann die Akte noch nicht geschlossen, also noch nicht z.d.A. gesetzt werden. Bis zum Eingang der Baubeginnanzeige wird sie deshalb hier im Beispiel in die Registratur gegeben. Zudem wird eine Wiedervorlage „Baubeginn“ angelegt.

1. Hierzu markieren Sie in der Aufgaben/Termine-Übersicht den Termin, der für Sie eingetragen ist.

2. Klicken Sie die Schaltfläche Neu .
   Es erscheint der Dialog „Termin“.

3. Folgen Sie den Arbeitsschritten wie oben beschrieben.

 

4. Fall: Akte geht ins Archiv

Wird eine Akte geschlossen (z.d.A.-Datum im Verfahrensstand), so erlöschen alle offenen Termine und Wiedervorlagen des Vorganges. Die Akte wird archiviert. Da es keine Termine im Vorgang mehr gibt, können Sie den Aktenstandort nicht mehr über Aufgaben / Termine ändern.

Hierzu klicken Sie im Navigationsbaum unter Registratur den Eintrag Standort der Akte und ändern dort den Standort, siehe Standort der Akte verwalten.