Kontakte importieren

Sie können Adressdatensätze für Beteiligte einfach in den Vorgang importieren, sofern sie Ihnen als csv-Datei vorliegen. . Bei einer CSV-Datei handelt es sich um eine Text-Datei, bei der die einzelnen Felder durch ein Trennzeichen voneinander getrennt sind. Hier muss dieses Trennzeichen ein Semikolon (;) sein.

Wir empfehlen die csv-Datei vor dem Import auf einem lokalen Laufwerk abzulegen.

Beispielfür eine csv-Datei:

Anrede;Firma;Anrede1;Vorname;Nachname;Anrede2;Vorname2;Nachname2;Strasse;Hausnummer;Postleitzahl;Ort
Eheleute;;Herr;Tobias;Mustermann;Frau;Sabine;Musterfrau;Musterweg;1a;12345;Musterhausen
Herr;;;Tobias;Mustermann;;;;Musterweg;1a;12345;Musterhausen
Firma;Test AG;Herr;Josef;Mustermann;Frau;Sabine;Musterfrau;Musterweg;1a;12345;Musterhausen

oder als Excel-Datei:

Sie sollten hier auf jeden Fall in der ersten Zeile die entsprechenden Spalten so benennen, wie diese in dem Übernahmedialog benannt sind. Hier stehen folgende Felder zur Verfügung:

Anrede, Anrede1, Anrede2, Briefanrede,
EMail, Fax,Firma, Firmenkurzbezeichnung,
GeburtsLand, GeburtsLand2, Geburtsdatum, Geburtsdatum2,
Geburtsname, Geburtsname2, Geburtsort, Geburtsort2,
Hausnummer, HausnummerBis, IstPostfach, Mobil,
Nachname, Nachname2, Namenszusatz, Namenszusatz2,
Notiz, Ort, Zusatz1, Zusatz2, Position, Position2,
Postfach, Postleitzahl, Laenderkennzeichen, Ortsteil,
RegistereintragNummer, RegistergerichtSchluessel, Staatsangehoerigkeit,
Staatsangehoerigkeit2, Strasse, Telefon, Titel, Titel2,
Vorname, Vorname2, Web, Zeichen,

Endet die Bezeichnung auf 2, handelt es sich um Angaben zur 2ten Person, ansonsten zur ersten.


  1. Wählen Sie im Navigationsbaum des Vorgangs den Eintrag Beteiligte aus.

  2. Klicken Sie im Reiter Vorgang die Schaltfläche Kontakte importieren .
    Es erscheint der Dialog „Kontaktdaten importieren“.

  3. Tragen Sie den Dateinamen in das Textfeld ein.

  4. Alternativ klicken Sie nun zur Auswahl der Datei, das Datei-Symbol .

    Es öffnet sich der Standard-Öffnen-Dialog.

    Der Dateiname wurde übernommen.

  5. Wählen Sie nun die gewünschte CSV-Datei und bestätigen.
    Die Kontaktdaten aus der CSV-Datei werden übernommen.

  6. Belassen Sie den Haken bei der Option 1. Zeile enthält Überschriften, wenn das in der csv-Datei der Fall ist.

    Wir empfehlen mit Überschriften zu arbeiten und die oben angegebenen Feldbezeichnungen zu nutzen, da dann die Spaltenzuordnung automatisch erfolgt.

    Andernfalls, entfernen Sie den Haken.
    Es wird immer die erste Zeile angezeigt der CSV-Datei angezeigt, um die zugehörigen Spalten anzeigen zu können.

  7. Klicken Sie die Schaltfläche Übernehmen, um die Daten zu bestätigen.

  8. Klicken Sie im Reiter Vorgang die Schaltfläche Speichern .
    Die Kontaktdaten werden übernommen und unter Kontakte angezeigt.

  9. Weisen Sie nun die importierten Kontakte den entsprechenden Adressobergruppen zu und speichern die Änderung, siehe Adressobergruppen.

 

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