Textbausteine einrichten

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Hier pflegen Sie sämtliche Textbausteine, die in den PROSOZ Bau-Verfahren genutzt werden.

Textbausteine sind Textfragmente (vorgefertigte Texte), die wiederkehrend verwendet werden und die in Schreiben eingefügt werden können. Textbausteine sparen die wiederholte Eingabe gleichartiger Sätze z. B. in Bescheiden oder in Form automatisierter Antworten.

Verwenden Sie für jegliche Formatierungen die entsprechenden Formatvorlagen in MS Word.

 

Parameter

Kategorie/Textbausteine Damit lassen sich alle vorhandenen Bausteinverzeichnisse ansteuern und die darin enthaltenen Bausteine verwalten und bearbeiten.

Platzhaltermanagement Wenn der Schalter auf Ja gesetzt ist, wird bei der Bearbeitung eines Textbausteines das Platzhaltermanagement angezeigt. Dieses listet die, in der PROSOZ Bau-Datenbank enthaltenen Platzhalter, nach Themen sortiert auf. Es soll die Verwendung von Platzhaltern bei der inhaltlichen Bearbeitung von Vorlagen, Standarddrucken und Textbausteinen erleichtern.

Dokument Word öffnet die Datei zum Bearbeiten des Textbausteins.

Kürzel Hier können Sie ein Kürzel hinterlegen.
Das Kürzel bitte so wählen, dass man den Textbaustein gut dem zugehörigen Verfahren zuordnen kann. z. B. für Auflagen-Textbausteine, die zur Verfahrensart 150 (u.v.) gehören und aus dem Bereich der „alten Textbausteine“ 0200 (Bedingungen) kommen, kann der Aufbau des Kürzels wie folgt aussehen:

  • Verfahren-Bereich-lfd. Nr. Textbaustein

    • 0150-0200-0000 (für die Überschrift),

    • 0150-0200-0001 (für den ersten Textbaustein),

    • 0150-0200-0002 (für den zweiten) etc.

Bezeichnung Geben können Sie eine Kurzinformation zum Inhalt des Textbausteins ein.

Name des späteren Dokuments Hier können Sie einen Dokumentennamen hinterlegen unter dem das spätere Dokument im Mediencenter gespeichert wird.

Letzte Änderung Zeigt über den Tooltipp wer wann die letzte Änderung durchgeführt hat

Aktion Anzeige, dass dem Textbaustein eine Aktion zugeordnet ist bzw. eine Aktion auslöst.

 

Neuen Textbaustein anlegen

  1. Wählen Sie die gewünschte Kategorie.

  2. Klicken Sie Neue Zeile, um einen neuen Textbaustein anzulegen.
    Die neue Zeile wird am Ende der Liste eingefügt

  3. Klicken Sie in der Spalte Dokument den Schreibstift.
    Es wird MS Word geöffnet, damit Sie den Textbaustein verfassen können.

  4. Erstellen Sie den Textbaustein und speichern Sie ihn.

  5. Vergeben Sie in der Spalte Kürzel ein passendes Kürzel.
    Für eine leichtere Zuordnung, wählen Sie das Kürzel bitte so, dass man den Textbaustein gut den zugehörigen Verfahren zuordnen kann.

  6. Hinterlegen Sie in der Spalte Bezeichnung eine Kurzinformation, um den Inhalt des Textbausteins wiederzugeben.

  7. Klicken Sie Speichern .
    Der neue Textbaustein ist gespeichert.

Bitte beachten Sie, dass das Speichern des Textbausteins über MS Word allein nicht ausreicht, um den Textbaustein in die Datenbank zu integrieren. Erst mit Klick auf Speichern wird der Textbaustein in der Datenbank gespeichert. Das gilt auch bei Änderungen an den Texten.
Auch wenn Sie sich nur den Inhalt eines Textbausteins angesehen haben, geht die Datenbank davon aus, dass Sie Änderungen an diesem Textbaustein vorgenommen haben. Daher ist Speichern auch dann aktiv.

 

Wechseln Sie nun zur Parametrierung des Bausteinbaums, um die Textbausteine übersichtlich zu sortieren, siehe Bausteinbaum definieren.

 

Textbausteine importieren/exportieren

Importieren

Beim Import von Textbausteinen müssen Sie darauf achten, dass das Zielverzeichnis nur die Textbausteine enthält, die Sie importieren wollen. Zu importierende Textbausteine müssen im docx-Format vorliegen. Anderen Formate werden nicht erkannt.

  1. Bereits vorhandene Textbausteine können Sie leicht importieren, indem Sie die Schaltfläche Importieren klicken.
    Es erscheint ein Dialog zur Auswahl der Datei.

  2. Wählen Sie die Datei aus und bestätigen.
    Die Textbausteine werden importiert.
    Der neu importierte Textbaustein heißt unter Bezeichnung zunächst neuer Textbaustein, passen Sie den Namen entsprechend an.

Exportieren

Beim Export werden alle Textbaustein der ausgewählten Kategorie exportiert.

  1. Wählen Sie die gewünschte Kategorie.

  2. Klicken Sie Exportieren, um die Textbausteine zu exportieren.
    Es erscheint ein Dialog zur Auswahl der Datei.

  3. Geben Sie den Pfad an und bestätigen.
    Die Textbausteine werden exportiert und erhalten das PROSOZ Bau-Dokument-Kürzel als Dateinamen.

 

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