Sitzungstermine von Ämtern/Behörden hinterlegen
Sitzungstermine der Ämter / Behörden hinterlegen
Parameter > Sachbearbeitung/Registratur > Umlaufverfahren > Ämter / Behörden
Damit bei der, im Verfahrensstand durchgeführten, Terminplanung auch die konkreten Sitzungstermine der beteiligten Ausschüsse und Räte berücksichtigt werden können, lassen sich diese in den Stammdaten der Ämter/Behörden/TÖB-Parameter hinterlegen.
Sitzungstermine anlegen
Nach Aufrufen eines Amtes/Behörde in ProPLANUNG oder ProUMWELT werden mögliche Sitzungstermine auf der rechten Seite im unteren Bereich unter Sitzungstermine hinterlegt.
Jeweils über die Schaltfläche neuer Termin 
können Sie im Kalender jeden Termin einzeln auswählen und damit der Terminliste hinzufügen.
Sitzungstermine importieren
Voraussetzung für den Import ist, dass die Daten in einem Textdokument im TXT-Format vorliegen.
-
Nach Aufrufen eines Amtes/Behörde in ProPLANUNG oder ProUMWELT werden mögliche Sitzungen auf der rechten Seite im unteren Bereich unter Sitzungstermine hinterlegt.
Falls bereits eine Liste vorliegt, welche alle möglichen Sitzungstermine eines Amtes/Behörde beinhaltet, kann diese über die Schaltfläche Termine importieren
eingelesen werden.
Die Datei wird vom System auf Einträge im Format TT.MM.JJJJ durchsucht, jede gefundene Übereinstimmung wird im Anschluss automatisch in die Liste übertragen. Sie können also beispielsweise den Inhalt einer E-Mail, einer Excel-Arbeitsmappe oder eines MS Word-Dokumentes einfach unter Zuhilfenahme von Notepad in eine .txt-Datei kopieren. Der Inhalt des Dokumentes muss dazu nicht auf die einzelnen Daten reduziert werden, kann also neben den Daten auch Text und andere Ziffern- und Zahlenfolgen enthalten. Alle Einträge, die im genannten Datumsformat im Textdokument vorhanden sind, werden ohne Rückfrage in die Liste der Sitzungstermine übertragen. Reduzieren Sie das Dokument daher vorab auf genau die Einträge, die keine Sitzungstermine darstellen. Notfalls machen Sie nach Einlesen des Textdokumentes den Import wieder Rückgängig.
Der Import von Duplikaten wird vom System verhindert. Nur neue Daten werden hinzugefügt.
Die Termine tauchen nun in der Liste der Sitzungstermine auf.
-
Klicken Sie die Schaltfläche Speichern
.
Die importieren Termine werden bei weiteren Planungen berücksichtigt.
War der Artikel hilfreich?
|
|
Verwandte Themen
Terminplanberechung mit dem Verfahrensstand PLUS