Verfahrensprüfung

Parameter > Sachbearbeitung/Registratur > Sachbearbeitung > Verfahrensprüfung

Die Verfahrensprüfung dient der Feinsteuerung der Genehmigungsverfahren über die Kennziffernsteuerung hinaus. Aufgrund der hier gesetzten Antworten werden bei Bedarf die für das jeweilige Genehmigungsverfahren benötigten Seiten Antragsunterlagen und Bearbeitungsbogen gesteuert. Sie können Bearbeitungsmerkmale setzen und den Umfang der benötigten Bescheinigungen festlegen. Zudem können durch die nähere Bestimmung des Verfahrens die Fristen gesteuert werden.

Die Verfahrensprüfung spielt in der Sachbearbeitung eine wichtige Rolle, da sie dazu dient, bereits erfasste Vorgänge weiter zu überprüfen und zusätzliche Festlegungen bezüglich der zu beteiligenden Ämter/Behörden/TÖB, Fristen, Antragsunterlagen, Bescheinigungen und Bearbeitungsbögen zu treffen. Es ist wichtig zu beachten, dass eine Einstellung in der Verfahrensprüfung die in der Steuerung, aufgrund der Kennziffernstruktur, vorgenommene Zuordnung überschreibt.

Parameter

Verfahrensprüfungs-Übersicht

Nummer Nummer der Verfahrensprüfung (Nummer im rotem Kreis gibt die Version der Verfahrensprüfung an)

Bezeichnung Name der Verfahrensprüfung.

Gültig ab Datum, ab wann die Verfahrensprüfung gültig ist.

Erstellt am Erstelldatum der Verfahrensprüfung.

Neue Verfahrensprüfung

Nr Nummer der Verfahrensprüfung

Versionierbar Soll die Verfahrensprüfung versionierbar sein, Schalter = Ja, damit sind alle Änderungen in der Prüfung nachvollziehbar

Eine Versionierung von variablen Seiten – hier Verfahrensprüfungen – macht nur dann Sinn, wenn Zeilen nicht mehr gültig sind, aber wegen des Datenbestands nicht gelöscht werden können. Dann kann eine neue Version der Verfahrensprüfung angelegt werden. Die Gültigkeit der versionierten Verfahrensprüfung regelt, ab wann sie zum Einsatz kommt. Eine versionierte Verfahrensprüfung ist quasi eine Kopie der ursprünglichen Verfahrensprüfung, erkennbar an der in Rot gekennzeichneten Nummerierung in der Auflistung der Verfahrensprüfungen. Optisch liegen versionierte Verfahrensprüfungen übereinander. Der Vorteil einer Versionierung ist, dass die variable Seite in der Kennziffernsteuerung nicht neu zugesteuert werden muss und, dass z.B. bei gesetzlichen Änderungen, die alten Vorgänge den alten Bearbeitungsbogen behalten, aber neue Vorgänge den neuen Bearbeitungsbogen (mit der gleichen Nummer, aber in der neuen Version) bekommen.

Sollten Sie über eine allgemeine Aktion die variable Seite angelegt und die Versionierung eingeschaltet haben, hat das Einfluss auf die neue Version der Seite.
Wird von einer variablen Seite eine neue Version angelegt, hat das keine Auswirkungen auf die Definition von allgemeinen Aktionen. Wenn also durch die alte Version eines Bearbeitungsbogens eine allgemeine Aktion angestoßen wurde und jetzt eine neue Version von dem Bearbeitungsbogen angelegt wird, funktionieren die allgemeinen Aktionen nur für die alte Version. Da für eine allgemeine Aktion mehrere Auslöser angegeben werden können, können Sie dort in den Parametern einfach auch die gleichwertige Zeile der neuen Version mit anhaken, damit die allgemeine Aktion auch für die neue Version funktioniert.

Bezeichnung Name der Verfahrensprüfung

Gültig ab Datum ab wann die Verfahrensprüfung gültig sein soll . Die Sichtbarkeit der Verfahrensprüfung ist abhängig vom Eingangsdatum des Aktenzeichens.

Info Feld für Zusatzinformationen zur Verfahrensprüfung

Verfahrensprüfung anlegen

Bevor Sie eine Verfahrensprüfung mit ihren eigentlichen Inhalten (= Themen bzw. Abschnitten) ausgefüllt werden können, muss sie angelegt werden.

Wählen Sie das Fachverfahren aus.
Klicken Sie Neu , um eine neuen Verfahrensprüfung anzulegen.
Im Feld Nr. wird dabei die nächste freie Nummer für die Verfahrensprüfung vergeben. Diese können Sie bei Bedarf anpassen.
Der Schalter Versionierbar muss auf Nein stehen bleiben. Die Notwendigkeit, die Verfahrensprüfung später im laufenden Betrieb versionieren zu müssen, ist in der Erstellungs- und Testphase nicht gegeben.
Tragen Sie in der Spalte Bezeichnung einen Namen für die Verfahrensprüfung ein.
Unter Gültig ab tragen Sie das Datum ein, ab wann die Verfahrensprüfung gelten soll.

Das Datum wird bei der Erfassung/Bearbeitung eines Vorganges auf das Eingangsdatum des Vorganges abgeprüft. Die Inhalte der Seite werden nur dann im Vorgang angezeigt, wenn das Eingangsdatum am oder nach dem Gültigkeitsdatum liegt.

Abhängig vom Eingangsdatum eines Vorganges wird die Verfahrensprüfung im Vorgang zur Bearbeitung frei geschaltet. Eine neue Verfahrensprüfung muss zudem in der Kennziffernsteuerung zugesteuert werden. In der Aufbau- und Testphase empfiehlt sich für solche Zwecke eine Testverfahrensart. Erst, wenn eine Verfahrensprüfung fertig gestellt und getestet wurde, sollte sie im Echtbetrieb verwendet werden.
Im Feld Info können Sie zusätzliche Informationen hinterlegen.
Klicken Sie Speichern .
Die Verfahrensprüfung ist nun gespeichert.
Jetzt müssen Sie mindestens einen Abschnitt anlegen, um den Inhalt der Verfahrensprüfung zu definieren, siehe Abschnitt anlegen.

War der Artikel hilfreich?

Verwandte Themen

Werte für Auswahlfelder