Bearbeitungsbögen

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Hier finden Sie alle Funktionen und Parameter, um einen Bearbeitungsbogen einzurichten.

Der einzelne Bearbeitungsbogen sollte im Sinne unserer PROSOZ Bau-Philosophie all die Fragestellungen und Prüftatbestände umfassen, die zur Beurteilung des vor einem liegenden Vorgangs notwendig sind. Zur besseren Übersichtlichkeit und zur Erlangung eines guten Handlings empfiehlt es sich, diese unter Umständen sehr umfangreiche Fragen- und Prüfliste in einzelne Themen zu unterteilen. Der Gesamtinhalt eines Bearbeitungsbogens wird in PROSOZ Bau untergliedert in Themenfelder dargestellt, sogenannte Abschnitte. In den Parametern werden Ihnen alle bereits erstellten Bearbeitungsbögen in Listenform aufgeführt. Ein mit rotem Balken gekennzeichneter Bearbeitungsbogen zeigt an, dass dieser Bearbeitungsbogen in der Sachbearbeitung benutzt wurde und nicht mehr gelöscht werden kann.
Per Doppelklick lässt sich ein Bearbeitungsbogen aus der Liste heraus öffnen.

Parameter

Parameter Bearbeitungsbogen-Übersicht

Nummer Nummer des Bearbeitungsbogen (Nummer im rotem Kreis gibt die Version des Bearbeitungsbogen an)

Bezeichnung Name des Bearbeitungsbogens.

erstellt Erstelldatum des Bearbeitungsbogens.

Parameter Bearbeitungsbogen

Nr Nummer des Bearbeitungsbogens

Versionierbar Eine Versionierung von variablen Seiten – hier Bearbeitungsbögen – macht nur dann Sinn, wenn Zeilen nicht mehr gültig sind, aber wegen dem Datenbestand nicht gelöscht werden können. Dann kann eine neue Version der variablen Seite angelegt werden. Die Gültigkeit der versionierten variablen Seite regelt, ab wann sie zum Einsatz kommt. Eine versionierte variable Seite ist quasi eine Kopie der ursprünglichen Seite, erkennbar an der in Rot gekennzeichneten Nummerierung in der Auflistung der variablen Seiten. Optisch liegen versionierte variable Seiten übereinander. Der Vorteil einer Versionierung ist, dass die variable Seite in der Kennziffernsteuerung nicht neu zugesteuert werden muss und, dass z.B. bei gesetzlichen Änderungen, die alten Vorgänge den alten Bearbeitungsbogen behalten, aber neue Vorgänge den neuen Bearbeitungsbogen (mit der gleichen Nummer, aber in der neuen Version) bekommen.

Sollten Sie über eine allgemeine Aktion die variable Seite angelegt und die Versionierung eingeschaltet haben, hat das Einfluss auf die neue Version der Seite.
Wird von einer variablen Seite eine neue Version angelegt, hat das keine Auswirkungen auf die Definition von allgemeinen Aktionen. Wenn also durch die alte Version eines Bearbeitungsbogens eine allgemeine Aktion angestoßen wurde und jetzt eine neue Version von dem Bearbeitungsbogen angelegt wird, funktionieren die allgemeinen Aktionen nur für die alte Version. Da für eine allgemeine Aktion mehrere Auslöser angegeben werden können, können Sie dort in den Parametern einfach auch die gleichwertige Zeile der neuen Version mit anhaken, damit die allgemeine Aktion auch für die neue Version funktioniert.

Bezeichnung Name des Bearbeitungsbogens

Gültig ab Datum ab wann der Bearbeitungsbogen gültig sein soll. Die Sichtbarkeit des Bearbeitungsbogens ist jedoch abhängig vom Eingangsdatum des Aktenzeichens.

Das Datum wird bei der Erfassung/Bearbeitung eines Vorganges auf das Eingangsdatum des Vorganges abgeprüft. Die Inhalte der Seite werden nur dann im Vorgang angezeigt, wenn das Eingangsdatum am oder nach dem Gültigkeitsdatum liegt.
Abhängig vom Eingangsdatum eines Vorganges wird der Bearbeitungsbogen im Vorgang zur Bearbeitung frei geschaltet.
Wird eine neue Version des Bogens mit eine zurückliegenden Gültig ab-Datum erstellt, so hat das auf bereits aufgenommene Vorgänge, deren Eingangsdatum nach dem Gültig ab-Datum liegen, KEINE Auswirkung. Diese verwenden weiterhin die Version, die bei Vorgangsaufnahme gültig war.
Sollen die Änderungen auch in bereits aufgenommenen Vorgängen verwendet werden, so ist nicht eine neue Version anzulegen, sondern die aktuell verwendete anzupassen.

Wenn der Bearbeitungsbogen über die Verfahrensprüfung ausgelöst wird, nimmt PROSOZ Bau anhand des Eingangsdatums den Bogen, der ab dort gültig ist.

Info Feld für Zusatzinformationen zum Bearbeitungsbogen

Bearbeitungsbogen anlegen

Bevor Sie einen Bearbeitungsbogen mit seinen eigentlichen Inhalten (= Themen bzw. Abschnitten) ausgefüllt werden kann, muss er angelegt werden.

Wählen Sie das Fachverfahren aus.
Klicken Sie Neu, um einen neuen Bearbeitungsbogen anzulegen.
Im Feld Nr. wird dabei die nächste freie Nummer für den Bearbeitungsbogen vergeben. Diese können Sie bei Bedarf anpassen.

Der Schalter Versionierbar muss auf Nein stehen bleiben. Die Notwendigkeit, den Verfahrensstand später im laufenden Betrieb versionieren zu müssen, ist in der Erstellungs- und Testphase nicht gegeben.
Eine Versionierung von variablen Seiten – hier Bearbeitungsbögen – macht nur dann Sinn, wenn Zeilen nicht mehr gültig sind, aber wegen dem Datenbestand nicht gelöscht werden können. Dann kann eine neue Version des Bearbeitungsbogens angelegt werden. Die Gültigkeit des versionierten Bearbeitungsbogens regelt, ab wann er zum Einsatz kommt. Ein versionierter Bearbeitungsbogen ist quasi eine Kopie des ursprünglichen Bearbeitungsbogens, erkennbar an der in Rot gekennzeichneten Nummerierung in der Auflistung der Bearbeitungsbögen. Optisch liegen versionierte Bearbeitungsbögen übereinander. Einziger Vorteil einer Versionierung ist, dass der Bearbeitungsbogen in der Kennziffernsteuerung nicht neu zugesteuert werden muss.
Tragen Sie in der Spalte Bezeichnung einen Namen für den Bearbeitungsbogen ein.
Unter Gültig ab tragen Sie das Datum ein, ab wann der Bearbeitungsbogen gelten soll.

Das Datum wird bei der Erfassung/Bearbeitung eines Vorganges auf das Eingangsdatum des Vorganges abgeprüft. Die Inhalte der Seite werden nur dann im Vorgang angezeigt, wenn das Eingangsdatum am oder nach dem Gültigkeitsdatum liegt.
Abhängig vom Eingangsdatum eines Vorganges wird der Bearbeitungsbogen im Vorgang zur Bearbeitung frei geschaltet.
Wird eine neue Version des Bogens mit eine zurückliegenden Gültig ab-Datum erstellt, so hat das auf bereits aufgenommene Vorgänge, deren Eingangsdatum nach dem Gültig ab-Datum liegen, KEINE Auswirkung. Diese verwenden weiterhin die Version, die bei Vorgangsaufnahme gültig war.
Sollen die Änderungen auch in bereits aufgenommenen Vorgängen verwendet werden, so ist nicht eine neue Version anzulegen, sondern die aktuell verwendete anzupassen.
Ein neuer Bearbeitungsbogen muss zudem in der Kennziffernsteuerung zugesteuert werden. In der Aufbau- und Testphase empfiehlt sich für solche Zwecke eine Testverfahrensart.
Erst, wenn ein Verfahrensstand fertig gestellt und getestet wurde, sollte er im Echtbetrieb verwendet werden.
Im Feld Info können Sie zusätzliche Informationen hinterlegen.
Klicken Sie Speichern .
Der Bearbeitungsbogen ist nun gespeichert.
Jetzt müssen Sie mindestens einen Abschnitt anlegen, um den Inhalt des Bearbeitungsbogens zu definieren, siehe Abschnitt anlegen