Aktenstandorte

Parameter > Sachbearbeitung/Registratur > Umlaufverfahren > Aktenstandorte

Über diesen Menüpunkt geben Sie all Ihre Aktenablageorte ein, an denen sich Ihre Papierakten bei Ihnen befinden können (Aktenschränke, Archiv, Extern). So sind Sachbearbeitende darüber jederzeit informiert, wo sich die Stammakten und die einzelnen Ausfertigungen der Papierakten momentan befinden.

 

Parameter

Fachverfahren Auswahl des Fachverfahrens, für das die Aktenstandorte angezeigt werden sollen.

Standard für neue Vorgänge Hierüber wird definiert, welcher Aktenstandort beim Anlegen eines Vorganges standardmäßig verwendet werden soll.

Kürzel Das Kürzel eines Aktenstandortes wird in allen Vorgangs-Suchlisten und im Verlauf mit aufgeführt, damit der Standort für den Suchenden sofort erkennbar ist. Das Kürzel sollte deswegen aussagekräftig sein.

Bezeichnung Bezeichnung des Aktenstandortes

Wiedervorlage auslösen Löst bei Verwendung eines Aktenstandortes eine Wiedervorlage aus.

Termin erzeugen Haken setzen, wenn ein automatisch ein Termin erzeugt werden soll

Bearbeitungsart Die bei einem Aktenstandort eingetragene Bearbeitungsart hat nur Auswirkungen, wenn dieser Aktenstandort auch eine Wiedervorlage oder einen Termin auslöst (Haken bei Wiedervorlage auslösen oder Termin erzeugen muss gesetzt sein). Sie ist damit die voreingestellte Bearbeitungsart für die Wiedervorlage.

Verfügbar trotz Buchung In der Sachbearbeitung im Menü Standort der Akte können die einzelnen Ausfertigungen über den Schalter Standort gesondert festlegen einem gesonderten Standort zugeordnet werden. Wenn dieser gewählte Aktenstandort in den Parametern mit der Eigenschaft verfügbar trotz Buchung versehen wurde, dann gilt die Ausfertigung nicht als verbucht. Sie steht also im Rahmen der Beteiligung und in den Terminen als freie Ausfertigung zur Verfügung.

Für Arbeitsplatz berücksichtigen Ist nur in Kombination mit den Schaltern „zuständiger Sachbearbeiter“ oder „Sachbearbeiter abfragen“ wirksam. Vorgänge mit diesen Aktenstandorten werden in der Aufgaben-/Terminliste unter Arbeitsplatz anzeigen und entsprechender Sachbearbeiterauswahl (eigene Vorgänge oder Auswahl anderer Sachbearbeiter) aufgelistet.

Zuständiger Sachbearbeiter Wenn dieser Schalter gesetzt ist, dann wird bei Verwendung des Aktenstandortes im Vorgang automatisch der/die zuständige Sachbearbeiter:in zugeordnet.

Sachbearbeiter abfragen Wenn dieser Schalter gesetzt ist, dann muss bei Verwendung des Aktenstandortes im Vorgang ein:e Sachbearbeiter:in ausgewählt werden.

Ist gleichzeitig auch der Schalter Zuständiger Sachbearbeiter gesetzt, so wird dieser verwendet und es wird keine Auswahl angeboten.

Zusatzinformationen anzeigen Wenn dieser Schalter gesetzt ist, dann wird bei Verwendung des Aktenstandortes im Vorgang ein Zusatzfeld eingeblendet, in das zusätzliche Informationen hinterlegt werden können.

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