Vier-Augen-Prinzip für Gebührenberechnung und Buchungen

Die nachfolgende Beschreibung erläutert die notwendigen Einstellungen in der Options- und Rechteverwaltung von PROSOZ Bau und stellt den daraus resultierenden Ablauf für das Vier-Augen-Prinzip dar.

Damit eine Gebührenberechnung nach Vier-Augen-Prinzip geprüft werden kann müssen Sie einige Einstellungen in der Options- und Rechteverwaltung vornehmen.

 

1. Vier-Augen-Prinzip in Optionsverwaltung einstellen

  1. Klicken Sie im Navigationsbaum unter ProsozBau / Einstellungen für Buchung/Kasse / Vier-Augen-Prinzip

  1. Folgende Optionen müssen eingestellt werden, damit das Vier-Augen-Prinzip durchgeführt werden kann:

  • Vier-Augen-Prinzip einschalten

  • Gebührenberechnung prüfen

  • Buchung prüfen

  • Buchung mit Sonderzustellung ermöglichen

  • Frist für Buchung mit Sonderzustellung ( Wert standardmäßig auf 14 Tage)

 

2. Vier-Augen-Prinzip in Rechteverwaltung einstellen

Die Rechte zur Prüfung von Gebührenberechnungen und Buchungen können in der Rechteverwaltung getrennt voneinander vergeben werden.

Durch das Vergeben der Rechte wird das jeweilige Werkzeug freigeschaltet.

a. Werkzeug für Gebührenberechnung freigeben

Klicken Sie im Navigationsbaum unter ProsozBau / Werkzeuge / Gebühren / Benutzer darf Gebührenberechnung freigeben

Das Werkzeug Gebührenberechnung freigeben ist nun für den/die Benutzer:in freigeschaltet und wird in der Werkzeugübersicht angezeigt. Siehe Werkzeuge einsetzen

 

b. Werkzeug für Buchung freigeben

Klicken Sie im Navigationsbaum unter ProsozBau / Werkzeuge / Kasse/ Benutzer darf Buchungen für Kasse freigeben

Das Werkzeug Buchungen für die Kasse freigeben ist nun für den/die Benutzer:in freigeschaltet und wird in der Werkzeugübersicht angezeigt. Siehe Werkzeuge einsetzen

 

3 Vier-Augen-Prinzip durchführen

a. Gebührenberechnung prüfen

Der Ersteller einer Gebührenberechnung setzt im Schritt Abschluss der Berechnung den Schalter Berechnung zur Überprüfung freigeben auf Ja und beendet die Gebührenberechnung mit Klick auf Fertig.

Wenn Sie als Sachbearbeitende am Vier-Augen-Prinzip zur Teilnahme berechtigt sind, erhalten Sie eine Nachricht zur Überprüfung der Berechnung. Siehe Benachrichtigungen aufrufen und drucken.

  1. Klicken Sie im Reiter Allgemein die Schaltfläche Werkzeuge .

  2. Wählen Sie unter Gebühren das Werkzeug Gebührenberechnung freigeben.
    Es erscheint der Schritt Gebührenberechnung freigeben.
    Sie sehen eine Liste mit allen freizugebenden Berechnungen.
    Sie können die Liste nach Sachgebiet filtern und Sortierungseinstellungen vornehmen.

  3. Gehen Sie mit der Maus über das Ordner-Symbol , um sich Details zur Akten anzuzeigen.

Durch Doppelklick auf das Ordner-Symbol öffnen Sie die Akte und das Werkzeug wird geschlossen.

  1. Tragen Sie ggf. im Info-Feld eine Hinweis zu Ihrer Entscheidung ein.

  2. Bestätigen Sie die Gebührenrechnung durch Klick auf Bestätigen.

  • Der Ersteller der Gebührenberechnung erhält hierüber eine Benachrichtigung.

  • Im Vorgang ist die Bestätigung in der Gebührenberechnung nachvollziehbar.

  • In der Chronologie ist die Bestätigung dokumentiert.

Bei einer Abweisung der Berechnung ist der Verlauf und die Dokumentation dasselbe. In diesem Fall würden Sie die Berechnung, nach Änderung durch den Ersteller, erneut zugewiesen bekommen.
Die Buchung der Berechnung kann erst nach Bestätigung erfolgen. Siehe Berechnung abschließen (Abschluss der Berechnung)

 

b. Buchungen prüfen

b 1. Abruf des Kassenzeichens

Kassenzeichen abrufen

b 2. Buchung prüfen

Wenn eine Freigabe der Buchung durch einen Prüfer erfolgen soll, gibt es zwei alternative Vorgehensweisen:

Je nach Einstellung des Schalters Buchung mit Sonderzustellung Ja/Nein, in der Gebührenberechnung im Schritt Abschluss der Buchung.

Nach der Freigabe der Buchung durch Buchung zur Überprüfung freigeben mit Ja und dem Bestätigen mit Fertig, wird dem Prüfer eine Nachricht übersandt.

Dieser kann dann die Buchung über Werkzeuge Bestätigen oder Abweisen.

Vorgehen und Ergebnis sind identisch zu der Überprüfung von Berechnungen, nur mit Werkzeug Buchungen für Kasse freigeben. Siehe Buchung abschließen


a. Buchung ohne Sonderzustellung (Buchung mit Sonderzustellung: Nein)

Bei einer Buchung ohne Sonderzustellung wird die Buchung mit der für diese Haushaltsstelle hinterlegten Standard-Zahlungsfrist im Feld Zahlungsziel in die Prüfung zur Freigabe gegeben.

So kann der Prüfer die Buchung ohne Eingabe eines Zustelldatums bestätigen oder abweisen.


b. Buchung mit Sonderzustellung (Buchung mit Sonderzustellung: Ja)

Bei einer Buchung mit Sonderzustellung wird die Buchung gestoppt, das Feld Zahlungsziel gelöscht und die Buchung zur Prüfung an den berechtigten Prüfer übergeben.

Der/Die zur Freigabe der Buchung berechtigte Sachbearbeiter:in erhält eine Nachricht und bestätigt die Buchung wie oben beschrieben.

In diesem Fall muss er jedoch im Werkzeug in dem zusätzlich erschienen Feld Zustelldatum, das entsprechende Zustelldatum des Kostenbescheids eintragen. Erst dann kann er die Buchung Bestätigen.

Auf Grundlage dieses Datums wird mithilfe der in der Optionsverwaltung eingestellten Frist das Zahlungsziel für diese Buchung berechnet.

  • Der Ersteller der Buchung erhält hierüber eine Benachrichtigung.

  • Im Vorgang ist die Bestätigung in der Buchung nachvollziehbar.

  • In der Chronologie ist die Bestätigung dokumentiert.

Bei einer Abweisung der Buchung ist der Verlauf und die Dokumentation dasselbe. In diesem Fall würden Sie die Berechnung, nach Änderung durch den Ersteller, erneut zugewiesen bekommen.
Die Buchung kann erst nach Bestätigung erfolgen. Siehe Buchung abschließen

 

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